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Le aziende che investono in pubblicità devono gestire un volume elevato di richieste legate alla comunicazione esterna. Amministratori di condominio, agenzie immobiliari e aziende in fase di assunzione si trovano spesso a dover rispondere a numerose chiamate generate da annunci e campagne.
Anche quando è presente un team amministrativo, queste attività possono diventare difficili da gestire: le risorse interne sono già impegnate in compiti più qualificati, come fatturazione, contabilità, acquisti o organizzazione di appuntamenti.
Anche se la gestione delle chiamate rientra tra le attività di reception, un telefono che squilla continuamente può interferire con l’operatività quotidiana. Quando decine o centinaia di persone chiamano per informazioni su un appartamento o una posizione lavorativa già coperta, la gestione delle altre attività diventa rapidamente inefficiente.
In questi casi, il servizio di segretariato a distanza rappresenta una soluzione concreta: filtrare e gestire le richieste ripetitive evita perdite di tempo e ti consente di concentrarti su attività a maggior valore.
Situazioni come aggiornamenti di prezzo o modifiche normative possono inoltre generare un aumento significativo delle chiamate, spesso legate a richieste standard. Con Segretaria24, queste comunicazioni vengono gestite in modo professionale, garantendo risposte chiare e coerenti.
Il risultato: il tuo team può dedicarsi alle attività più importanti, mentre le richieste ricorrenti vengono affidate a un servizio specializzato.
Il servizio di segretariato a distanza gestisce per te le richieste ricorrenti, fornendo informazioni standard in modo chiaro e professionale. In questo modo, il tuo team viene sollevato da attività ripetitive e può concentrarsi su compiti più importanti.
È particolarmente utile quando il volume delle chiamate aumenta, ad esempio in seguito a campagne pubblicitarie, annunci o aggiornamenti che generano molte richieste simili. In questi casi, gestire internamente ogni chiamata diventa rapidamente inefficiente.
Questo vale, ad esempio, per hotel, studi medici e strutture terapeutiche, dove un elevato numero di richieste, come informazioni su disponibilità, servizi, richieste ricorrenti o gestione delle liste d’attesa, viene gestito dal nostro team per tuo conto, seguendo le indicazioni concordate.
Su richiesta, è possibile integrare anche funzionalità aggiuntive, come la pianificazione degli appuntamenti tramite sincronizzazione del calendario.
Per la gestione delle richieste, puoi scegliere diverse modalità operative: trasferire tutte le chiamate a Segretaria24, così da filtrarle e inoltrarle solo quando necessario, oppure attivare numeri dedicati per specifiche aree o servizi.
Quando le chiamate aumentano, hai così una soluzione flessibile per gestire i picchi senza interrompere l’organizzazione interna.
Gestione chiamate personalizzata
Decidi come gestire ogni chiamata, in base al chiamante, al motivo o agli appuntamenti in calendario. Seguiamo le tue istruzioni in modo preciso e coerente.
Per saperne di più
Servizio 24 ore su 24
Le chiamate che arrivano nei fine settimana o a fine giornata, quando tu e il tuo team potreste non essere disponibili, possono rappresentare nuove opportunità o fare la differenza tra un buon servizio clienti e uno eccellente. Per questo, se lo desideri, gestiamo le tue chiamate 24 ore su 24, 365 giorni all’anno.
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Sincronizzazione calendario
Sincronizza i tuoi calendari con noi, così evitiamo sovrapposizioni e restiamo sempre allineati sugli appuntamenti.
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Lista VIP
Puoi indicarci quali chiamate gestire con priorità assoluta, ad esempio inoltrandole sempre direttamente a te. È sufficiente condividere con noi la tua lista VIP.
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Segretariato multilingue
Operi a livello internazionale e ricevi chiamate in inglese, francese, italiano, spagnolo, catalano, tedesco svizzero o giapponese? Nessun problema: il nostro team multilingue gestisce le richieste dei tuoi clienti nella loro lingua, in modo professionale e a nome della tua azienda.
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Filtro chiamate
Valutiamo ogni contatto secondo i tuoi criteri: i contatti inseriti nella tua lista VIP vengono messi in contatto con te in modo prioritario, mentre organizziamo appuntamenti con nuovi potenziali clienti e indirizziamo le richieste meno rilevanti verso i canali più appropriati, come la comunicazione scritta.
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Smartphone-App
Aggiorna le istruzioni quando vuoi e ricevi in tempo reale tutte le informazioni sulle chiamate gestite per te, direttamente sul tuo smartphone.
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Centralino
Instradiamo le chiamate verso il referente corretto, in base alle tue indicazioni. Il tuo team può impostare contatti, regole e priorità, così ogni chiamata arriva alla persona giusta senza creare interruzioni o passaggi inutili.
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Sincronizzazione contatti
Sincronizzando la rubrica, possiamo identificare i contatti e registrare correttamente nomi e numeri, rendendo la comunicazione più efficiente, diretta e naturale.
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Pianificazione appuntamenti
Gestiamo la pianificazione degli appuntamenti in base alle tue disponibilità. Ti basta indicarci gli slot liberi e ci occupiamo del resto.
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Decidi come gestire ogni chiamata, in base al chiamante, al motivo o agli appuntamenti in calendario. Seguiamo le tue istruzioni in modo preciso e coerente.
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Le chiamate che arrivano nei fine settimana o a fine giornata, quando tu e il tuo team potreste non essere disponibili, possono rappresentare nuove opportunità o fare la differenza tra un buon servizio clienti e uno eccellente. Per questo, se lo desideri, gestiamo le tue chiamate 24 ore su 24, 365 giorni all’anno.
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Puoi indicarci quali chiamate gestire con priorità assoluta, ad esempio inoltrandole sempre direttamente a te. È sufficiente condividere con noi la tua lista VIP.
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Operi a livello internazionale e ricevi chiamate in inglese, francese, italiano, spagnolo, catalano, tedesco svizzero o giapponese? Nessun problema: il nostro team multilingue gestisce le richieste dei tuoi clienti nella loro lingua, in modo professionale e a nome della tua azienda.
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Valutiamo ogni contatto secondo i tuoi criteri: i contatti inseriti nella tua lista VIP vengono messi in contatto con te in modo prioritario, mentre organizziamo appuntamenti con nuovi potenziali clienti e indirizziamo le richieste meno rilevanti verso i canali più appropriati, come la comunicazione scritta.
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Sincronizzando la rubrica, possiamo identificare i contatti e registrare correttamente nomi e numeri, rendendo la comunicazione più efficiente, diretta e naturale.
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Gestiamo la pianificazione degli appuntamenti in base alle tue disponibilità. Ti basta indicarci gli slot liberi e ci occupiamo del resto.
Per saperne di piùScopri il servizio in modo semplice e trasparente:
Tariffa ideale per piccole imprese e per chi ha bisogno occasionalmente del servizio telefonico. La tariffa base garantisce costi fissi minimi e massima flessibilità.
Tariffa per lavoratori autonomi e piccole imprese che desiderano utilizzare regolarmente il servizio telefonico. Tariffe di servizio più basse per compensare l'aumento del volume delle chiamate.
Il piano per tutti coloro che desiderano contare su Segretaria24 24 ore su 24. Include 5 segretarie di staff e servizio 24 ore su 24. Ideale per linee calde e aziende più grandi.
Fabrizio Campagna
Consulente commerciale
“Per una importante società di consulting che opera nel B2B e B2C nel settore farma-alimentare a livello europeo come la nostra, la soddisfazione del cliente deve essere sempre al primo posto. Da anni la collaborazione con Segretaria24 ci permette di risparmiare risorse umane da dedicare ad altri compiti aziendali e questo significa la capacità di organizzare e gestire i propri servizi orientati al cliente con risultati di customer satisfaction ai massimi livelli del mercato.”
“Utilizzo Segretaria24 soprattutto quando sono fuori ufficio. Grazie alla app per smartphone posso sapere in tempo reale chi mi ha cercato e richiamarlo tempestivamente.”
"Sono ormai 2 anni che collaboriamo con Segretaria 24, su suggerimento di un nostro consulente di marketing. Le esigenze che ha la nostra azienda, in ambito di servizio clienti, sono abbastanza particolari, quindi, all’inizio, eravamo dubbiosi di poter trovare un partner esterno, per la gestione del traffico telefonico, che garantisse un servizio di qualità, personalizzato, cortese e flessibile. Con Segretaria 24 l’abbiamo trovato.”
“Lavoro da oltre 20 anni nel settore dell’industria IT dove ho operato in diversi ruoli e per grandi aziende come Oracle, Deloitte & Touche e General Electric. Nel corso della mia carriera ho sempre utilizzato servizi di Help Desk interni ed esterni per raccogliere, classificare e gestire richieste di utenti in base alle loro necessità ed emergenze, e dove l’attenzione al cliente era di primaria importanza. La collaborazione con Segretaria24 mi permette di offrire ai clienti di Albelissa un servizio di assistenza all’altezza delle più grandi multinazionali, e di garantirmi così anche un forte vantaggio competitivo.”
“Utilizzo con soddisfazione Segretaria24 da molti anni. Per il mio studio è un supporto molto valido in tutte quelle situazioni in cui il personale di segreteria è in ferie o il team degli avvocati è impegnato in udienza o in riunione. Anche quando non siamo fisicamente presenti in studio, ma non possiamo rispondere, veniamo puntualmente informati sulle richieste dei nostri clienti.”
