usare smartphone in ufficio

Smartphone in ufficio? Solo con moderazione

Secondo uno studio condotto da Dscout, l’utente medio interagisce con il proprio smartphone circa 2.617 volte al giorno, con picchi che possono arrivare fino alle 5.400 interazioni giornaliere, e trascorre oltre 145 minuti della giornata a fissare lo schermo del proprio dispositivo.

Aldilà dei facili allarmismi, è innegabile che la tecnologia smartphone abbia avuto un impatto profondo sulla nostra vita e sul modo in cui impieghiamo il nostro tempo. È stato lo stesso CEO di Apple, Tim Cook, a richiamare l’attenzione sul fenomeno durante un convegno organizzato dalla rivista Fortune: «Penso sia diventato ormai evidente a tutti che la maggior parte di noi passa troppo tempo davanti al proprio smartphone», ha dichiarato, subito prima di confessare di essere il primo a passare più tempo di quanto vorrebbe a fissare lo schermo di un dispositivo.

 

Le ripercussioni sul lavoro e la produttività

La nostra inclinazione a passare troppo tempo a controllare i nostri smartphone è particolarmente significativa in ambito lavorativo: dove, secondo uno studio condotto dalle università di Würzburg e Nottingham per conto di Kaspersky Lab, la sola presenza dello smartphone sulla scrivania ci rende meno produttivi di quasi il 30%, influenzando negativamente la nostra capacità di concentrazione. La dimostrazione? Le prestazioni lavorative migliorano quanto più aumenta la distanza dallo smartphone: nel corso dell’esperimento, la produttività ha raggiunto il picco massimo quando gli utenti sono stati invitati a lasciare il proprio dispositivo in un’altra stanza.

Silenziare il telefono infatti non basta, poiché secondo una ricerca della Florida State University non è tanto l’arrivo di una chiamata o il suono delle notifiche a distrarci, ma la presenza stessa dello smartphone sulla scrivania: la sola vibrazione o l’accensione dello schermo interrompono il nostro flusso di pensieri, inducendoci a rivolgere la nostra attenzione a elementi estranei al lavoro che pregiudicano la nostra performance.

E non è solo la nostra concentrazione a essere compromessa, a risentire della dipendenza da smartphone è soprattutto la nostra capacità di comunicare efficacemente con chi ci circonda. È infatti diventato fin troppo comune durante un meeting vedere uno dei partecipanti sbirciare il proprio telefono o inviare messaggi, estraniandosi dalla conversazione. In certi ambienti il fenomeno è così pronunciato da aver indotto più di un CEO a introdurre un vero e proprio divieto aziendale per gli smartphone, specialmente durante le riunioni.

 

Come rimediare alla dipendenza da smartphone sul lavoro

Il primo passo è quantificare concretamente il problema, monitorando il tempo speso davanti allo schermo dello smartphone nell’arco della giornata. Grazie ad applicazioni come Moment (iPhone) o QualityTime (Android), potremo sapere quanti minuti passiamo con il telefono in mano e quali applicazioni usiamo più di frequente.

Se scopriamo di passare più tempo di quanto vorremmo con lo smartphone in mano, è il momento di correre ai ripari: per cominciare, abituiamoci a usare la modalità silenziosa e a disattivare le notifiche mentre ci troviamo in ufficio. Dopo questa prima fase, adottiamo un approccio più drastico e cerchiamo di riporre il telefono in uno dei cassetti della scrivania o di lasciarlo nella in borsa o nella tasca della giacca durante il lavoro.

Potremmo accorgerci di rivolgere troppe attenzioni al nostro dispositivo perché stiamo tentando di distrarci da un ambiente di lavoro poco stimolante. In questo caso, anziché consolarci cedendo alla tentazione dello smartphone, cerchiamo di intervenire tempestivamente per ritrovare la motivazione perduta.

Altrettanto importante è prendere l’abitudine di lasciare il cellulare sulla scrivania prima di entrare in riunione. Se ci accorgiamo che a spingerci a sbirciare lo smartphone è la noia generata dai meeting inutili o troppo lunghi, affrontiamo la questione direttamente e proponiamo al nostro capo e ai nostri colleghi incontri meno frequenti, ma con un ordine del giorno preciso e una durata massima prestabilita.

Infine, se il nostro timore è quello di perdere chiamate o comunicazioni importanti, possiamo impostare il nostro telefono in modo tale da silenziare ogni comunicazione o notifica tranne quelle che ci interessano o, in alternativa, possiamo affidarci a un servizio di segretariato a distanza in grado di ricevere le chiamate al posto nostro, lasciandoci la tranquillità per lavorare produttivamente senza preoccuparci del telefono.

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Giulia Bertani

Giulia Bertani è Assistente Marketing presso Segretaria24.it. In questo blog si occupa di temi di interesse per liberi professionisti e imprenditori che desiderano migliorare la propria produttività e ampliare il proprio portfolio clienti.

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