Ecco perché una reperibilità telefonica 24h conviene alle aziende.

In qualità di fornitori di servizi di segretariato a distanza 24 ore al giorno, da oltre 10 anni ci impegniamo attivamente per far capire ai nostri potenziali clienti quanto sia importante assicurarsi una reperibilità telefonica anche al di fuori dei normali orari d’ufficio. 

L’importanza del servizio alla clientela durante il fine settimana e in orari notturni

Sappiamo questo per esperienza personale. Giorno dopo giorno vediamo come, nonostante quello che si tenda a credere, il volume delle telefonate ricevute dai nostri clienti sia piuttosto elevato anche durante i festivi, i fine settimana e le ore serali. Queste telefonate resterebbero senza risposta, se i nostri clienti non utilizzassero il nostro servizio di segretariato. Lo sappiamo inoltre perché parliamo attivamente con i nostri clienti, che ci riferiscono quanto sia difficile raggiungere un’azienda durante i fine settimana.

Il problema della reperibilità telefonica aziendale al di fuori dei canonici orari d’ufficio cela quindi un grande potenziale per lo sviluppo di un forte vantaggio competitivo.

E tuttavia per molti imprenditori sembra quasi impossibile immaginare che valga la pena essere reperibili 24 ore su 24, per 365 giorni all’anno: l’idea di base è che i clienti non telefonano nei giorni festivi. Sbagliato. Come dimostra un recente studio condotto dalla Verint Systems e dall’associazione dei Call Center “Call Center Verband Deutschland e.V. (CCV)” e intitolato “Servizio alla clientela durante il fine settimana”, i clienti utilizzano spesso e volentieri la possibilità di contattare un’impresa durante i fine settimana, soprattutto per mancanza di tempo durante gli altri giorni della settimana.

Avere una linea telefonica attiva 24h su 24 è ovviamente di primaria importanza per tutte quelle imprese che offrono un servizio di pronto intervento. È degno di nota che per l’84% degli intervistati sotto ai 30 anni questo aspetto viene tenuto in grande considerazione. I clienti si aspettano la stessa possibilità di contatto anche da parte di altri servizi di assistenza tecnica, in particolare in orari notturni e durante i festivi. Dopotutto, molti clienti hanno tempo di effettuare ordini o richiedere assistenza soltanto durante i fine settimana.

Anche chi dispone di una segretaria non riesce a garantire un’assistenza telefonica sulle 24 ore. La soluzione che consigliamo è quella di servirsi di un servizio di segretariato virtuale, esternalizzando quindi la gestione delle telefonate proprio negli orari di chiusura degli uffici.

Lo studio conferma inoltre che il telefono resta uno dei principali canali di contatto utilizzati dai clienti per mettersi in contatto con le aziende.

E questo non dovrebbe stupirci più di tanto, visto che il contatto personale diretto è di regola anche il più efficace, dal momento che permette una risoluzione più immediata delle problematiche riscontrate.

A costo di risultare ripetitivi, non ci stanchiamo di ripeterlo: se avete un’attività commerciale, è bene che vi assicuriate di essere raggiungibili per i vostri clienti (e potenziali tali) anche al di fuori dei normali orari d’ufficio. Un telefono reperibile 24 ore al giorno è ormai un servizio di cui solo poche imprese possono permettersi di fare a meno. Come avete visto, la soluzione c’è, è a portata di mano, e costa meno di quanto immaginiate!

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Giulia Bertani

Giulia Bertani è Assistente Marketing presso Segretaria24.it. In questo blog si occupa di temi di interesse per liberi professionisti e imprenditori che desiderano migliorare la propria produttività e ampliare il proprio portfolio clienti.

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