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Un ufficio progettato per garantire la massima produttività

Un sondaggio condotto dalla British Psychological Society ha rivelato che l’80% dei lavoratori passa alla propria scrivania una media di 5 ore e 41 minuti al giorno. Eppure, nonostante la nostra lunga permanenza in ufficio, troppo spesso dimentichiamo di considerare l’impatto dell’ambiente circostante sulla nostra motivazione e sul nostro.

Creare un ufficio che risponda alle nostre necessità e ci permetta di lavorare al meglio non richiede l’aiuto di un designer né comporta la spesa di cifre consistenti, è sufficiente attenersi ad alcuni semplici principi e adattarli alle nostre esigenze.

Illuminazione efficiente

Soprattutto se si trascorrono molte ore di fronte allo schermo, è importante studiare con attenzione l’illuminazione della propria scrivania: lavorare a una postazione troppo illuminata o troppo buia può affaticare i nostri occhi e costringerci a posizioni scorrette durante il lavoro.

L’ideale è illuminare il nostro ufficio in modo tale da bilanciare la luminosità dello schermo del computer e da assicurare al tempo stesso una visibilità sufficiente in tutte le aree di lavoro. Se possibile, posizioniamo la nostra scrivania di fronte a una finestra o vicino a un’altra fonte di luce naturale e facciamo attenzione alla scelta delle lampade in termini di temperature di colore: luci più ‘calde’ (attorno ai 3300 Kelvin) promuovono il rilassamento, mentre luci più ‘fredde’ (5300 Kelvin e oltre) stimolano la concentrazione.

Colori d’impatto

L’ufficio perfetto dovrebbe facilitare la concentrazione e al tempo stesso fornire ispirazione: se l’illuminazione può essere la chiave per creare un ambiente che predisponga alla concentrazione, numerosi esperimenti hanno mostrato come i colori possano fare la differenza quanto a ispirazione e motivazione sul lavoro. Cambiare colore al nostro ufficio può infonderci nuove energie, ma evitiamo di esagerare: limitiamoci a degli accenti di colore, come mensole o complementi di arredo ad esempio, anziché dipingere l’intera stanza con il colore prescelto.

Come scegliere il colore giusto? Dipende dalle nostre esigenze e dal nostro lavoro: l’arancio stimola la curiosità e l’appetito, il blu ha un effetto calmante, il giallo assicura una maggiore motivazione sul lavoro, mentre il verde favorisce la concentrazione.

Mobili confortevoli

Considerato il tempo che trascorriamo ogni giorno davanti alla scrivania, acquistare delle forniture da ufficio di buona qualità rappresenta un ottimo investimento a lungo termine, purché la scelta si orienti su mobili ispirati a principi ergonomici.

Sedie da ufficio che offrano il giusto supporto lombare, tastiere angolate per prevenire la sindrome del tunnel carpale e scrivanie che ci permettano di tenere le braccia parallele al pavimento possono avere un impatto inaspettato sul nostro benessere e sulla nostra produttività: un’analisi condotta dal Journal of Workplace Health ha stimato che l’impiego di mobili e attrezzature ergonomiche in tutti gli uffici sarebbe in grado di aumentare la produttività di almeno il 17%.

Giocare a zona

Sebbene oggi la maggior parte del lavoro venga svolto con l’ausilio di un computer, una porzione significativa della giornata lavorativa tipica è occupata dal lavoro su esemplari cartacei di vari documenti: appunti, correzioni, sessioni di brainstorming, moduli da firmare, ecc.

Nella scelta di una scrivania è importante tener conto dello spazio riservato a questo tipo di lavoro, tanto quanto è importante pensare alla nostra postazione computer:  dedicare un’area della nostra scrivania al lavoro non al computer significa poter disporre sempre di uno spazio libero dove prendere appunti durante un meeting telefonico o dove catalogare documenti e ricevute.

Spazio alla creatività

Se è vero che gli strumenti digitali facilitano enormemente il lavoro, a volte è necessario ricorrere a sistemi analogici per creare uno spazio dove le nostre idee possano essere visualizzate ed espanse. Dotare il nostro ufficio di una lavagna cancellabile è una soluzione economica e pratica alla necessità di lavorare a mano su idee, ispirazioni, progetti e mappe mentali.

Possiamo posizionare la lavagna accanto alla nostra scrivania, per averla sempre sotto gli occhi, o dedicarle una parete libera, in modo da poter lavorare sulle nostre idee mantenendo una visione d’insieme. Affianchiamo alla lavagna un kanban, un sistema organizzativo basato sulla visualizzazione delle informazioni, per rendere più facile trasformare le nostre ispirazioni in progetti concreti.

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Giulia Bertani

Giulia Bertani è Assistente Marketing presso Segretaria24.it. In questo blog si occupa di temi di interesse per liberi professionisti e imprenditori che desiderano migliorare la propria produttività e ampliare il proprio portfolio clienti.

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