produttività in ufficio

Stress e produttività: il potere delle scadenze

Le scadenze da rispettare sono una delle principali fonti di stress in ufficio, ma gli stessi meccanismi psicologici che ci rendono stressati in vista di una scadenza possono aumentare la nostra efficienza sul lavoro.

La necessità di portare a termine un incarico a ridosso di una scadenza è una delle circostanze più stressanti alle quali siamo esposti nel corso della vita lavorativa. Si tratta di un fenomeno così comune che nel corso di un sondaggio condotto da CareerCast sullo stress lavoro-correlato, quando è stato chiesto agli intervistati di indicare la principale fonte di stress sul lavoro, le scadenze sono state la risposta di gran lunga più comune (30% degli intervistati).

Lo stress da scadenza

«Il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile», scriveva Cyril N. Parkinson nel 1958, alludendo al fenomeno per cui più tempo si ha a disposizione per un incarico e più si tende a procrastinare, rimandando la sua esecuzione. Tuttavia, la Legge di Parkinson implica anche che quando ci troviamo con poco tempo a disposizione a ridosso di una scadenza imminente finiamo per lavorare con maggiore efficienza per rispettare i termini di consegna.

Questo aumento della capacità produttiva è parte della risposta dell’organismo allo stress: quando si avvicina una scadenza, veniamo assaliti dal timore di non riuscire a finire il lavoro entro i termini stabiliti e la preoccupazione per le conseguenze scatena una reazione fisiologica che si manifesta con accelerazione del battito cardiaco, aumento della pressione sanguigna e del tono muscolare, ansia e agitazione. I cambiamenti fisiologici innescati dai cosiddetti ormoni dello stress sono il modo che l’organismo ha di prepararsi ad affrontare il ‘pericolo’ (in questo caso, una scadenza che non riusciamo a rispettare) poiché ci rendono più veloci, più forti, ma anche più attenti. Tuttavia, questo stato di sovreccitazione non può essere mantenuto a lungo senza finire per avere conseguenze anche molto gravi sul nostro organismo.

Distress ed Eustress

Ma lo stress non deve necessariamente avere una connotazione negativa. Secondo le teorie dello psicologo Richard Lazarus, infatti, esistono due diversi tipi di stress: da un lato il distress, che ha ripercussioni principalmente negative e che insorge quando non riusciamo a gestire una situazione difficile, e dall’altro l’eustress, ovvero lo stress positivo, che ci fa vedere le difficoltà come ostacoli da superare e che è in grado di migliorare, seppur temporaneamente, la nostra concentrazione e le nostre capacità cognitive.

A differenziare l’uno dall’altro è principalmente l’atteggiamento mentale assunto di fronte alle difficoltà: quando ci sentiamo impotenti e in balia degli eventi è più facile sperimentare distress, mentre se affrontiamo la situazioni difficili con una mentalità proattiva, ad esempio pensando di trovarci di fronte a una sfida che siamo in grado di superare, l’urgenza di portare a termine un incarico può trasformarsi in uno stimolo positivo.

Come usare a nostro vantaggio lo stress da scadenza

Ma è possibile usare consapevolmente le scadenze per aumentare la nostra produttività sul lavoro? Secondo gli psicologi sì, a patto però di essere disposti a cambiare prospettiva per concentrarsi sui benefici (come l’opportunità di programmare lo svolgimento del lavoro, di ridurre la tendenza a procrastinare e di metterci alla prova) anziché sulle implicazioni negative.

Per approfittare dello stimolo aggiuntivo costituito dalle scadenze, inoltre, dovremmo abituarci a fissare dei termini per ogni incarico al quale lavoriamo e soprattutto per quelli che non hanno limiti di tempo definiti. Da un lato questo ci abituerà a lavorare secondo tempistiche prestabilite e dall’altro ci allenerà a organizzare il nostro lavoro in maniera più efficiente. Inizialmente affidiamoci a delle stime ottimistiche per quanto riguarda i tempi di completamento, per  valutare poi in corso d’opera l’andamento del lavoro ed eventualmente decidere di concederci più tempo.

Allenarci a lavorare in vista di una scadenza può aumentare enormemente la nostra efficienza soprattutto se rendiamo note agli altri le scadenze che ci siamo dati: dire al nostro capo che avremo pronto il documento che ci ha chiesto per martedì, ci stimolerà a lavorare più in fretta per finire il lavoro in tempo e non venir meno all’impegno preso. Infine, per ogni scadenza rispettata, dovremmo concederci una piccola ricompensa, come rinforzo positivo per aver rispettato i termini stabiliti.

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Giulia Bertani

Giulia Bertani è Assistente Marketing presso Segretaria24.it. In questo blog si occupa di temi di interesse per liberi professionisti e imprenditori che desiderano migliorare la propria produttività e ampliare il proprio portfolio clienti.

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