Stress da lavoro: come limitarne gli effetti e ritrovare il benessere in ufficio

Un recente studio del consiglio nazionale dell’Ordine degli Psicologi ha messo nero su bianco una verità che ognuno di noi sperimenta ogni giorno (a volte da protagonista, a volte da “testimone”): il 40% dei lavoratori italiani presenta i sintomi dello stress da lavoro correlato. Tra le cause scatenanti c’è tutto lo spettro delle insicurezze umane più diffuse, dall’ansia di prestazione alla paura di non essere in grado di raggiungere gli obiettivi che ci vengono prefissati, fino alla frustrazione dovuta alla consapevolezza di non essere impiegati in mansioni adeguate al proprio profilo professionale. Quando a questi aspetti psicologici si uniscono la pressione di un lavoro incalzante, tempi di consegna ristretti, interruzioni costanti dovute al telefono che squilla, richieste da parte di colleghi, etc. il cosiddetto “burnout” non tarda a manifestarsi. La conseguenza sono giornate di lavoro perse per un costo sociale annuo che si aggira intorno ai 25 miliardi di euro.

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A ben guardare le cause che determinano lo stress sul luogo di lavoro sono da ricercarsi in una cattiva organizzazione aziendale che, oltre a danneggiare i lavoratori, impedisce anche al titolare dell’impresa di trarre il massimo vantaggio dalle risorse a disposizione. Potrebbe sembrare utopistico e superficiale affermarlo, ma la maggior parte delle cause dello stress da lavoro – e dei conseguenti sprechi di tempo, denaro ed energie – possono essere eliminate semplificando la struttura organizzativa della propria attività o avvalendosi dell’outsourcing come strumento per ottimizzare l’impiego del personale interno.
Ecco alcune “strategie” alla portata di tutti che possono rendere il posto di lavoro un luogo migliore sia per i dipendenti che per i datori di lavoro:

1) Evitare i sovraccarichi d’informazione

Molte posizioni prevedono che si coordino più processi contemporaneamente, e richiedono un’inevitabile propensione al multitasking. Per evitare che la pressione del lavoro sfoci nel sovraccarico d’informazioni (information overload) bisogna assicurarsi che i propri dipendenti abbiano accesso esclusivamente alle informazioni necessarie a svolgere le proprie mansioni. È quindi necessario fare un uso focalizzato delle informazioni (evitando inutili e-mail collettive o meeting in cui non tutti i partecipanti sono coinvolti in prima persona), limitandole esclusivamente ai diretti interessati. Quando si comunica un’informazione, inoltre, è sempre bene renderne note le finalità ed esplicitare gli obiettivi che ci si attende dai singoli dipendenti coinvolti.

2) Ottimizzare l’impiego del personale

Nella maggior parte delle piccole e medie imprese italiane, il più delle volte un’unica persona si ritrova a dover svolgere mansioni di segreteria di una certa responsabilità (curare la corrispondenza, preparare presentazioni, organizzare meeting) e contemporaneamente a occuparsi di attività meno “impegnative” ma che portano via tempo e producono interruzioni costanti, come il dover rispondere al telefono per l’intero arco della giornata. Anziché sovraccaricare il proprio personale di segreteria con mansioni poco gratificanti e che portano via tempo prezioso, si possono sfruttare i vantaggi dell’outsourcing. Come? Ad esempio affidando la propria reperibilità telefonica ad aziende specializzate in accoglienza telefonica e gestione a distanza della clientela. Un servizio di segreteria a distanza può affiancare il personale part-time al di fuori degli orari di lavoro, supportare i dipendenti nei momenti di maggiore pressione, sostituirli temporaneamente durante le pause pranzo o nei periodi di ferie. Oltre a ottimizzare la reperibilità aziendale e la propria struttura dei costi, grazie a questo tipo di outsourcing un’impresa può investire sulla soddisfazione dei propri dipendenti, che avranno la possibilità di concentrarsi su mansioni più gratificanti e fare meglio il proprio lavoro.

3) Accorciare le distanze

Nell’industria automobilistica, sull’onda della rivoluzione del lean-thinking, gli stabilimenti di produzione sono stati progettati in modo da evitare ai dipendenti di perdere troppo tempo nel percorrere lunghi tragitti. Anche in azienda è possibile accorciare le distanze, ad esempio facendo sedere vicini i dipendenti che devono comunicare spesso tra di loro, o posizionando in maniera mirata stampanti o altri strumenti. Questo accorciamento delle distanze, oltre a ottimizzare l’impiego del tempo, ha come conseguenza anche la riduzione del rumore di sottofondo causato dal continuo viavai di persone, che rischia di distrarre o innervosire gli altri dipendenti compromettendone la produttività.

4) Limitare al minimo la documentazione cartacea

Per ottimizzare al meglio le risorse a disposizione bisogna necessariamente ridurre gli sprechi e adottare uno stile di lavoro “sostenibile” sia per le persone che per l’ambiente. Una delle strategie che vanno in questa direzione consiste nell’uso della moderna tecnologia per limitare la documentazione cartacea allo stretto necessario: ad esempio la condivisione di documenti tramite sistemi di virtualizzazione e cloud computing, l’uso di fax virtuali per l’invio di documenti, l’invio di fatture elettroniche al posto di quelle cartacee, etc. Tutte queste soluzioni ci permettono di evitare i costi per l’archiviazione e il trasporto di documenti cartacei, di recuperare lo spazio altrimenti occupato da pile di archivi, e consentono ai dipendenti di lavorare in un ambiente più “sano” e ordinato.

5) Ritagliare spazi per ritrovare la concentrazione

A volte per ritrovare la concentrazione serve uno spazio minimalistico e un po’ di sano isolamento, come una stanza bianca. Ritaglia nella tua azienda un piccolo spazio che i tuoi dipendenti possono utilizzare quando sentono il bisogno di “isolarsi” e di staccare la spina dal flusso di lavoro. Soprattutto negli uffici open-space, dove i dipendenti lavorano a stretto contatto gli uni con gli altri, cinque minuti di silenzio e solitudine aiutano a ritrovare la giusta energia mentale per proseguire con il lavoro. Altro consiglio (sia per i dipendenti che per i datori di lavoro) consiste nel fare piazza pulita degli oggetti inutili che affollano le scrivanie (fogli accumulati e non archiviati, scatole, oggetti) e che accrescono il “rumore” di sottofondo e disturbano la concentrazione.

Insomma, le soluzioni per riscoprire nel lavoro un luogo di benessere ci sono, e non comportano costi elevati. Per beneficiarne servono soltanto un po’ di coraggio e determinazione nel volersi sganciare da stili di lavoro convenzionali e obsoleti. Datori di lavoro: la scelta sta a voi!

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Giulia Bertani

Giulia Bertani è Assistente Marketing presso Segretaria24.it. In questo blog si occupa di temi di interesse per liberi professionisti e imprenditori che desiderano migliorare la propria produttività e ampliare il proprio portfolio clienti.

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