gestione fatture

Software per freelancer: gestire le fatture con Simple Invoices

La prospettiva di doversi occupare della gestione della contabilità preoccupa molti di coloro che desiderano intraprendere una carriera freelance e considerata la complessa situazione del sistema fiscale italiano la scelta migliore è indubbiamente quella di rivolgersi a un commercialista, in grado di occuparsi tanto della gestione dei libri contabili che delle scadenze fiscali.

Tuttavia, se la gestione della contabilità vera e propria può essere delegata a un professionista, ogni freelancer deve occuparsi personalmente dell’emissione e dell’organizzazione delle fatture, così come della registrazione dei pagamenti.

Chi ha un minor volume di lavoro e poche fatture da gestire, può decidere di preparare e registrare manualmente ogni fattura, magari aiutandosi con un modello per Microsoft Word o LibreOffice, ma quando il lavoro aumenta diventa necessario affidarsi a un software progettato per gestire i dati di fatturazione dei clienti, l’emissione delle fatture e la registrazione dei pagamenti.

Nello scegliere un software per la contabilità, è importante tenere a mente che la sua funzione è quella di facilitare il lavoro, perciò le caratteristiche più importanti sono l’affidabilità, la semplicità d’uso e la sicurezza, oltre al costo.

Al momento il mercato propone una vasta gamma di software commerciali, che in cambio del pagamento di una quota mensile o dell’acquisto di una licenza, permettono di gestire ogni aspetto della contabilità: dal magazzino ai fornitori, dalle fatture agli ammortamenti. Benché molto utili per piccole e grandi aziende, questi software rappresentano soluzioni  eccessive per le necessità di un freelancer che, specialmente agli inizi della propria attività, può preferire non sostenere costi aggiuntivi.

Organizzare le fatture con Simple Invoices

L’alternativa è affidarsi a strumenti come Simple Invoices, un software open-source dall’interfaccia minimalista e di facile utilizzo, con funzionalità essenziali ma robuste. Simple Invoices è perfetto per le necessità di un freelancer, perché permette di generare fatture dall’aspetto professionale (ad esempio, corredate dal proprio logo) e di gestire servizi, clienti e pagamenti con grande semplicità e in modo del tutto gratuito.

Simple Invoices è disponibile per Windows, Mac e Linux e richiede la presenza di un web server con Apache, PHP e MySQL. Tuttavia è molto semplice installare Simple Invoices sul proprio computer, grazie a pacchetti come WAMP (Windows), MAMP (Mac) e LAMP (Linux).[1]

Dopo l’installazione, è possibile modificare le impostazioni per la lingua, il tipo di valuta e di imposte che si desidera applicare dal menu ‘Impostazioni’, scegliendo la voce ‘Preferenze generali di fatturazione’. Simple Invoices permette di gestire più tipi di imposte con aliquote differenti, semplificando il calcolo dei compensi per prestazioni soggette ad aliquote IVA diverse.

 

 

Impostazioni fatturazione

 

Nella sezione ‘Anagrafica’ si trova la rubrica di clienti e venditori, tramite la quale è possibile associare a ciascuna voce anagrafica specifiche preferenze riguardo il tipo di imposta applicata o il tipo di fattura da utilizzare, che verranno automaticamente inserite al momento della creazione di ogni fattura intestata al cliente o al venditore prescelto.

Anagrafica Simpleinvoices

 

Nella sezione ‘Prodotti’ sono raccolti i dettagli relativi alle diverse tipologie di servizi forniti, come i costi unitari e i valori delle imposte associate a ciascun tipo di prestazione.

 

Prodotti Simple Invoices

 

Simple Invoices fornisce una serie di modelli predefiniti, per generare con facilità fatture, preventivi, stime e pagamenti ricorrenti. Per generare una fattura basterà scegliere il modello di fattura da usare, il cliente, il tipo di prestazione e la sua durata (in caso di prestazione oraria) o entità (in caso di prestazione di altro tipo) e Simple Invoices provvederà da solo a compilare la fattura secondo le preferenze impostate dall’utente.

Compilazione fattura SimpleInvoices

Anteprima fattura SimpleInvoices

 

 

Una volta creata la fattura sarà possibile esportarla in formato PDF, DOC, XLS o TXT e inviarla via email, direttamente dall’interfaccia di Simple Invoices. Ogni fattura viene indicizzata per utente, cliente, prestazione, data e stato del pagamento, ed è accessibile dalla schermata iniziale, che contiene un riepilogo di tutte le fatture e di tutti i preventivi elaborati.

Infine, Simple Invoices offre la possibilità di generare report sulle vendite (annuali, mensili, per cliente, per valuta), sui pagamenti, sui preventivi e sulle imposte pagate. Prova Simple Invoices senza installarlo, grazie alla demo online!


[1]           Simple Invoices può anche essere utilizzato tramite il servizio di hosting Smarter Invoices, gestito dagli stessi creatori di Simple Invoices e disponibile al prezzo di circa 10 euro al mese.

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Giulia Bertani

Giulia Bertani è Assistente Marketing presso Segretaria24.it. In questo blog si occupa di temi di interesse per liberi professionisti e imprenditori che desiderano migliorare la propria produttività e ampliare il proprio portfolio clienti.

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