Segretarie: il vostro capo è insopportabile? Ecco come avere la meglio.

Iniziamo il nuovo anno raccontandovi una testimonianza in cui molte di voi si riconosceranno. Laura è una giovane assistente di direzione, ed è la collaboratrice di un manager brillante. Ama il suo lavoro, che le dà grandi soddisfazioni…

Al giorno d’oggi essere l’assistente personale di un grande uomo d’affari non è di certo una cosa semplice, e Laura lo sa bene. Oltre ad essere una persona brillante e stimolante, il suo capo è infatti piuttosto disorganizzato, a volte pensa di averle assegnato delle mansioni che invece ha dimenticato di comunicarle, fissa appuntamenti senza informarla, e come se non bastasse questa sua disorganizzazione si ripercuote negativamente sul lavoro di Laura.

Quello che Laura fa non è semplicemente “gestire l’agenda” del suo capo, sarebbe troppo facile definirlo così. Piuttosto, il suo lavoro assomiglia più a un gioco di destrezza: un appuntamento improrogabile preso all’ultimo minuto la obbliga a spostare tutti gli altri appuntamenti fissati per la settimana successiva, cosa che le richiede ore di tempo. Quando ha bisogno di parlare con lui, deve sempre aspettare che abbia finito di parlare con altre persone. E quando finalmente riesce a farsi “dare udienza” nel suo ufficio per fare il punto su innumerevoli questioni rimaste in sospeso, la conversazione viene interrotta da una telefonata o da un altro manager. Laura ha anche provato a fissare degli appuntamenti settimanali con il proprio capo per discutere di questioni importanti. Dopo una settimana però, si è tornati alle vecchie abitudini.

Il suo manager ripone in Laura un’estrema fiducia e la mette a parte di informazioni strettamente confidenziali. Tuttavia, ha comunque la tendenza a controllare ogni minima cosa del suo lavoro, cosa che ha in Laura un effetto piuttosto snervante.

Chi di voi segretarie non si riconosce in questa descrizione, o non ha mai pensato almeno una volta nella vita: “se lui non fosse così insopportabile, sarei la segretaria più felice del mondo”?

La buona notizia è che da lunedì potrete prendere in mano la situazione e cambiare le carte in tavola!

Ovviamente, in quanto segretarie personali, dovete essere più che a disposizione dei vostri capi, e non ci si aspetta di certo che vi rivolgiate a lui con un “così non è più possibile!”. Potrete però aiutare il vostro capo a migliorare la sua organizzazione e a comprendere le difficoltà del vostro lavoro.

A partire da lunedì prossimo, prendete più fiducia in voi stesse e iniziate a “rieducare” il vostro capo. Fate qualcosa per voi stesse e imparate finalmente – e gentilmente – a dire “no”.

Niente più richieste “urgenti” dell’ultimo minuto, né priorità ridefinite con meno di mezza giornata d’anticipo. Per quanto si tratti di richieste importanti e prioritarie, il tuo capo avrebbe potuto organizzarle in maniera migliore, in modo da darti più preavviso. Dicendogli di “no” lo aiuterete ad organizzarsi meglio la prossima volta. Proponete al vostro capo un nuovo modo di procedere: fategli costantemente domande sui suoi progetti in corso e giocate d’anticipo aiutandolo ad anticipare decisioni e soluzioni. Proponetegli di partecipare a determinate riunioni, siate proattive. Chiedetegli di non prendere più appuntamenti da solo, ma di telefonarvi ogni volta per darvene informazione. Mostratevi più determinate. Pianificate due brevi meeting a settimana, in modo che se uno dei due dovesse saltare, ne avrete un secondo a disposizione per fare il punto della situazione. Se durante i vostri meeting qualcuno vi interrompe, chiedete gentilmente all’ “intruso” (anche se si tratta di un altro manager) di tornare più tardi.

E, dulcis in fundo, preparategli un dossier completo su dispositivi, strumenti e applicazioni mobili che gli permettano di gestire tutto – o quasi – tramite un touchscreen. Per convincere il vostro capo ad utilizzare soluzioni innovative per la gestione del suo lavoro, fate dei test in prima persona, e dimostrategli con prove concrete la loro utilità e facilità di utilizzo. In questo modo, il vostro capo potrà gestire determinati processi a distanza, condividere con voi l’agenda appuntamenti, e tenervi sempre informate.

Adottando questi cambiamenti già a partire da lunedì, nell’arco di qualche settimana si faranno vedere i primi miglioramenti, e potrete iniziare finalmente ad organizzarvi come si deve. Vi sentirete utili, e soprattutto sarete felici di recarvi al lavoro sapendo che sarete in grado di gestire gran parte della vostra giornata, proprio come avete sempre desiderato!

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Giulia Bertani

Giulia Bertani è Assistente Marketing presso Segretaria24.it. In questo blog si occupa di temi di interesse per liberi professionisti e imprenditori che desiderano migliorare la propria produttività e ampliare il proprio portfolio clienti.

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