Segretariato virtuale

Segretariato virtuale: quanto costa, come funziona e quando utilizzarlo

A seconda delle tue necessità lavorative puoi decidere di assumere una segretaria o avvalerti dei servizi di un segretariato virtuale. Ma quali vantaggi offre questo tipo di servizio oltre a un considerevole risparmio? Come funziona e come è strutturato un servizio di segretariato virtuale? Vediamolo insieme. 

Quanto costa? segretariato classico e segretariato virtuale a confronto

Iniziamo comparando il costo aziendale mensile di una segretaria dipendente (full- e part-time) con quello di un servizio di segretariato virtuale come Segretaria24.it:

 

costi segretariato virtuale

Esempio calcolato a partire dalla Tariffa Base con opzione 24h/24. 

In termini di risparmio economico la tabella parla da sola, ma andiamo a vedere nello specifico cosa offre un servizio di segretariato virtuale.

Caratteristiche e vantaggi principali del segretariato virtuale

Un segretariato virtuale o “a distanza” è un servizio esternalizzato fornito da un’azienda specializzata ad altre aziende o liberi professionisti. Le due caratteristiche principali che contraddistinguono tale servizio sono:

  • Professionalità: il fornitore del servizio impiega personale altamente specializzato. Gli assistenti virtuali completano un training specifico che copre tematiche quali metodologie di comunicazione efficace e utilizzo di programmi gestionali. Inoltre, la tutela della privacy è garantita da dettagliati accordi di riservatezza, punto particolarmente importante per avvocati e medici vista la natura spesso delicata dei dati da trattare.
  • Flessibilità: puoi utilizzare il servizio solo quando ne hai bisogno, senza alcun contratto a lungo termine né costo di attivazione. Gli assistenti virtuali, madrelingua del Paese principale in cui lavorano, rispondono in più lingue anche 24h/24 e, alternandosi, ti permettono di essere sempre coperto in caso di malattia o ferie. Il servizio può però anche affiancare una segretaria in sede, ad esempio sollevandola dalla gestione delle telefonate in entrata e lasciandola libera di occuparsi d’altro, come ricevere clienti o rispondere a email.

Come funziona il servizio di segretariato virtuale?

Un buon servizio di segretariato virtuale si attiva o disattiva in pochi semplici clic direttamente dal proprio computer o smartphone. Scegli la tua risposta personalizzata, comunica il motivo per cui non puoi rispondere e attiva il trasferimento di chiamata. Le assistenti virtuali rispondono a nome della tua attività, prendono messaggi e fissano appuntamenti se lo desideri. Al termine di ogni chiamata ricevi una nota riassuntiva via app, email o SMS.

Esempi d’uso del segretariato virtuale

Giacomo e Alessandra sono due professionisti che utilizzano Segretaria24.it in maniera differente ma con lo stesso obiettivo: aumentare la propria produttività e migliorare i risultati di business. Ecco come:

 

Giacomo, avvocato, ha da poco aperto il suo studio in provincia di Padova. Utilizza Segretaria24.it con la Tariffa Base poiché il traffico di chiamate non è ancora elevato. Giacomo ha quindi bisogno del servizio solo saltuariamente, ad esempio quando è impegnato con dei clienti o in ferie. Scegliendo la Tariffa Base il giovane avvocato si garantisce costi fissi minimi e massima flessibilità d’uso.

 

 

Alessandra lavora come agente freelance per diverse aziende nel settore tessuti e confezioni. Professionista affermata, viaggia per il 75% del suo tempo e ha quindi scelto la Tariffa Standard con opzioni multilingue e 24h/24. In questo modo non rischia di perdere nessuna chiamata di clienti o fornitori esteri. Alessandra riceve un volume di chiamate medio e utilizzando l’app di Segretaria24.it è in grado di gestire il servizio nella sua completezza in qualsiasi momento e luogo, sia che si trovi dall’aeroporto di Hong Kong che nel business center di Milano dove incontra ogni tanto i suoi clienti.

 

Vuoi sapere se questo tipo di servizio fa al caso tuo? Contattaci compilando il formulario di richiesta informazioni qui sotto.

 

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    Giulia Bertani

    Giulia Bertani è Assistente Marketing presso Segretaria24.it. In questo blog si occupa di temi di interesse per liberi professionisti e imprenditori che desiderano migliorare la propria produttività e ampliare il proprio portfolio clienti.

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