gestione ordini e calendario

Prenotazioni e appuntamenti: la parola d’ordine è delegare

«Non c’è niente di più inutile del fare con estrema efficienza ciò che non dovrebbe essere fatto per niente», affermava l’economista Peter Drucker, spesso descritto come il vero e proprio ideatore della moderna gestione aziendale.

Ciò di cui parla Drucker sono tutte quelle attività che consumano risorse senza creare alcun valore, come ad esempio reperire documenti in vista di una riunione o preparare il proiettore per una presentazione, ma anche organizzare incontri e coordinare riunioni. Basti pensare che, come emerso da un recente sondaggio commissionato da Doodle, nella maggior parte delle aziende per la sola pianificazione di riunioni e appuntamenti vengono impiegate, da parte dei manager, quasi cinque ore a settimana.

Il tempo è una risorsa limitata

Per quanto necessarie, attività di questo tipo non creano alcun valore e richiedono invece l’investimento della risorsa più preziosa: il nostro tempo. Il tempo che abbiamo a disposizione non è una risorsa infinita: le ore lavorative che possiamo impiegare produttivamente sono limitate, sia per questioni pratiche che fisiologiche, e per questo dovremmo sempre cercare di investirle al meglio.

La realtà è che spesso è difficile rendersi conto dell’effettiva quantità di tempo che dedichiamo a svolgere mansioni che potrebbero essere evitate o semplicemente delegate. Non pensiamo ai 10 minuti passati ogni giorno ad aggiornare la nostra agenda degli appuntamenti come a uno spreco eccessivo di tempo, ma un compito che richiede soli 10 minuti al giorno, finisce per occupare quasi otto giorni lavorativi nel corso di un anno.

Quanto vale un minuto?

È importante anche valutare correttamente il costo economico di dedicarci ad attività che potremmo delegare, ad esempio calcolando il valore di un minuto del nostro tempo: un professionista il cui compenso orario è di 60 euro l’ora, che passa un quarto d’ora al telefono per prenotare un volo o fissare un tavolo al ristorante per una cena di lavoro sta effettivamente ‘perdendo’ 15 euro.

Non è un caso che l’esempio riguardi un libero professionista: quante volte, chiamando un avvocato o un medico per fissare un appuntamento, ci siamo sentiti rispondere personalmente dal titolare dello studio? Probabilmente mai. Questo perché la maggior parte dei professionisti, siano essi avvocati, medici o agenti immobiliari, delega la gestione della propria agenda e degli appuntamenti a una segretaria o a un’assistente, consapevole della necessità di investire attenzione e tempo nel proprio lavoro e massimizzare così il valore delle proprie giornate in ufficio.

Prenotazioni e appuntamenti, in particolar modo, sottraggono una gran quantità di tempo alle giornate lavorative, come testimoniato dal fatto che sempre più italiani scelgono di effettuare le proprie prenotazioni online quando ne hanno la possibilità. Ma non sempre è possibile optare per i servizi online e anche essi possono comportare un notevole investimento di tempo, soprattutto se è necessario controllare la propria agenda più volte per confrontare impegni e orari.

Il servizio prenotazioni di Segretaria24

Che si tratti di prenotare un tavolo al ristorante o di fissare un taxi, il servizio prenotazioni di Segretaria24 si occupa di gestire appuntamenti e prenotazioni al posto tuo, regalandoti la possibilità di investire il tuo tempo in ciò che conta davvero: il tuo lavoro. Il servizio di gestione delle prenotazioni offerto da Segretaria24 si integra con la funzionalità di gestione dell’agenda, per far sì che gli impegni vengano concordati e organizzati in base alle disponibilità dell’utente.

Dopo aver effettuato la prenotazione richiesta dal cliente, una delle segretarie del team di Segretaria24 si occuperà di inviare un messaggio di conferma (via email, SMS o tramite l’applicazione gratuita per smartphone e di aggiornare il calendario condiviso, in modo da evitare sovrapposizioni di impegni. Affidare la gestione di prenotazioni e appuntamenti al team di Segretaria24 significa investire nel proprio tempo e assicurarsi di poter svolgere al meglio il proprio lavoro, risparmiando al contempo sui costi di assunzione di una segretaria o di un’assistente personale.

Per scoprire tutti i vantaggi del servizio gestione prenotazioni e degli altri servizi di segretariato virtuale, approfitta subito della prova gratuita o richiedi una consulenza personalizzata.

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Giulia Bertani

Giulia Bertani è Assistente Marketing presso Segretaria24.it. In questo blog si occupa di temi di interesse per liberi professionisti e imprenditori che desiderano migliorare la propria produttività e ampliare il proprio portfolio clienti.

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