Occhio ai costi d’ufficio!

Nelle nuove generazioni di imprenditori si afferma sempre più frequentemente la scelta di esternalizzare la propria reperibilità telefonica, tanto che in questo campo l’outsourcing sta diventando quasi un trend. Uno sguardo ai costi di questi nuovi servizi può aiutarci a capire come il segretariato a distanza si sia ormai affermato fino a diventare un ingrediente decisivo nel successo di molte piccole e medie aziende. 

Un caso di successo

Come esempio di successo possiamo prendere il fondatore di XING, Lars Hinrichs, e pensare al suo network professionale con undici milioni di iscritti. Undici milioni. È una cifra che richiede sviluppatori di software, impiegati contabili, e un numero non indifferente di altri dipendenti.

Il salotto di Hinrichs è stato anche il suo primo ufficio. Di collaboratori non ve n’era neanche l’ombra, e tuttavia Lars non era solo. Una segretaria online aveva a quel tempo il compito di rendere più leggere le sue giornate lavorative e di occuparsi delle sue telefonate, lasciandogli tutto il tempo necessario a sviluppare le sue idee imprenditoriali. Ovviamente il caffè doveva prepararselo da solo…

Per Hinrichs la scelta di avvalersi di una segretaria virtuale è stato il completamento di una politica aziendale improntata all’outsourcing radicale. Se era possibile fornirsi di aziende esterne per la gestione dei processi contabili e per l’aggiornamento del sito web, perché non esternalizzare anche la propria reperibilità telefonica? Il giovane imprenditore ebbe subito chiari i vantaggi che sarebbero derivati dal maggiore controllo e dalla netta riduzione dei costi fissi di gestione. L’opzione di assumere una segretaria personale a tempo pieno era infatti fuori discussione e avrebbe comportato un rischio troppo alto.

Il problema dei costi fissi

In situazioni economiche ottimali, se un imprenditore o un libero professionista desidera assumere una segretaria che gestisca le proprie telefonate, nella maggior parte dei casi si orienterà verso la scelta di qualcuno che sia disponibile per l’intera giornata, ad esempio dalle 9:00 alle 17:00. Chiunque infatti desidera assicurarsi una reperibilità ottimale per non rischiare di perdere telefonate importanti.

Tuttavia, considerando da vicino la cosa, si tratta di una scelta decisamente controproducente, dal momento che solitamente tutte le mansioni di ufficio vengono svolte la mattina, mentre il pomeriggio si ricevono solo poche telefonate.  Una scelta molto più efficace ed economica è invece quella di unire una segretaria part-time ad un servizio di segretariato a distanza, oppure optare direttamente per una segretaria virtuale a tempo pieno. Ed è proprio in questa direzione che si stanno muovendo molti imprenditori italiani e molte aziende in fase di start up.

Tagliare i costi fissi grazie all’outsourcing

Negli ultimi anni il numero delle aziende che hanno saputo rispondere a questa esigenza si è moltiplicato a dismisura. Moltissimi sono ormai i fornitori specializzati in reperibilità aziendale e gestione della clientela. Per questo diventa ancora più importante sapersi orientare e fare la scelta giusta!

Le migliori aziende specializzate nei servizi di segretariato telefonico offrono dei pacchetti tariffari con costi fissi minimi, che partono dai 39 € al mese per una reperibilità che va dal lunedì al venerdì dalle 09:00 alle 20:00. L’aggiunta di un secondo canone minimo di circa 19 € garantirà addirittura una reperibilità 24h/24, anche durante fine settimana e festivi.
A questo costo fisso minimo si aggiunge quello delle singole telefonate gestite, cosa che aiuta a rendere estremamente flessibile la struttura dei costi.
In periodi di minor lavoro infatti non si sarà costretti a sostenere costi fissi elevati e in questo modo la spesa sarà proporzionale al fatturato.
Inoltre, a rendere ancora più flessibile l’offerta, i migliori fornitori non richiedono obblighi di contratto minimo: potendo usufruire del servizio solo per il tempo desiderato, ci si assicura un controllo ottimale dei costi!

È stato quindi un bene per Lars Hinrichs non essersi immedesimato nel ruolo della segretaria tuttofare. Probabilmente, se avesse continuato a rispondere al telefono non avrebbe raggiunto gli obiettivi che lo hanno portato al successo…

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Giulia Bertani

Giulia Bertani è Assistente Marketing presso Segretaria24.it. In questo blog si occupa di temi di interesse per liberi professionisti e imprenditori che desiderano migliorare la propria produttività e ampliare il proprio portfolio clienti.

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