Il nostro QI tenuto in scacco dalle interruzioni

Sei in riunione con i tuoi colleghi e squilla il telefono. È un cliente di cui aspetti da qualche giorno la telefonata. “Pronto, sì salve, al momento sono in riunione, posso richiamarla più tardi?”. Nel frattempo i presenti ne approfittano per dare una sbirciata ai propri smartphone e controllare le email. “Torniamo a noi , dove eravamo rimasti?”.La riunione è durata più del previsto, tutti tornano in fretta al proprio lavoro. In ascensore incontri l’amministratrice contabile: “per cortesia, mi inoltri la fattura della conferenza di gennaio”. Prendi nota e ringrazi. Arrivato al piano, ti dirigi verso la tua scrivania. Trovi un post-it dell’addetta alla gestione dell’ufficio: “il pacco è arrivato, può venire a ritirarlo”. Il telefono sulla tua scrivania segna due chiamate perse, la tua casella di posta ha una lista di e-mail ancora non lette. Inizi a rispondere cercando di stabilire una certa linea di priorità. Quando hai finito con le e-mail, però, ti rendi conto che ti è rimasto ben poco tempo per le attività più importanti che ti eri prefissato di portare a termine entro la fine della giornata…

E-mail e telefonate causano più danni al cervello del consumo di marijuana

È così che si svolge la giornata lavorativa di molti di noi. Molto spesso non ci rendiamo nemmeno conto di quante volte nell’arco della giornata veniamo distolti dalle nostre vere mansioni. In questo quadro, l’insidioso processo che ci porta ad essere costantemente interrotti da email, telefonate e messaggi, non è destinato a restare a lungo senza conseguenze.

In occasione di uno studio condotto nel 2005 lo psicologo londinese Glenn Wilson dimostrò che i soggetti che durante il test venivano interrotti dallo squillare del telefono e dalle e-mail in entrata in media totalizzavano 10 punti in meno rispetto ai soggetti ai quali veniva permesso di concentrarsi completamente sul test. Degno di nota nello studio di Wilson è il fatto che alcuni dei soggetti sottoposti ad interruzioni hanno affermato di aver avvertito un livello di stress molto più elevato (circa il doppio) rispetto ai soggetti che durante il test non hanno subito interruzioni.

Dati allarmanti provengono anche da altri studi condotti nel settore dall’Istituto di Psichiatria del King’s college di Londra, in cui sono stati coinvolti soggetti sotto l’effetto di mariuana. Questi ultimi hanno totalizzato durante lo studio soltanto 8 punti in meno rispetto ai soggetti che non subivano interruzioni. In generale, la performance è quindi stata migliore rispetto a quella di chi durante il test si è trovato a dover rispondere ad email e telefonate.

Solo 11 minuti fino alla prossima interruzione!

Potrebbe risultare un’impresa impossibile quantificare in maniera attendibile l’effetto delle interruzioni che subiamo durante le nostre giornate lavorative, ma gli studiosi Mark, Gonzales ed Harris dell’Università della California, hanno comunque deciso di fare un tentativo, cronometrando le giornate lavorative di 24 dipendenti. Dalla loro indagine è emerso che ciascun dipendente aveva in media 11 minuti a disposizione per concentrarsi ininterrottamente su una mansione prima di essere interrotto.

I tre studiosi hanno anche evidenziato come i soggetti sottoposti ad interruzioni riuscissero a tornare al compito che avevano lasciato in sospeso soltanto 25 minuti dopo essere stati interrotti. Stando a questi dati si capisce l’impatto fortemente negativo determinato da uno stile di lavoro frammentato.

Il calo di produttività costa ogni anno agli Stati Uniti 650 miliardi di dollari

Secondo alcune stime condotte dagli analisti dell’impresa Basex gli effetti del cosiddetto multitasking impongono all’economia statunitense un costo di circa 650 miliardi di dollari all’anno. Una tendenza che molto probabilmente tenderà ad aggravarsi, forse anche sulla spinta dello sviluppo di nuove tecnologie e di dispositivi che renderanno l’ “irreperibilità” praticamente impossibile.

Si pensi soltanto che su alcuni voli a lunga distanza oggi è persino possibile connettersi ad Internet: un comfort “esclusivo”, che domani potrebbe diventare all’ordine del giorno, come ipotizza un recente articolo apparso su Der Tagesspiegel. Il trend del BYOD (“bring your own device”) sta effettivamente cambiando lo stile di lavoro tanto che le aziende in cui viene adottato pretendono dai propri dipendenti una reperibilità assoluta. Per non parlare poi del fatto che anche nella vita privata diventa quasi impossibile concentrarsi su un discorso senza controllare continuamente il proprio cellulare. A proposito, cosa stavamo dicendo?

Alle aziende mancano le vere soluzioni

Di tanto in tanto alcune grandi aziende annunciano solennemente di aver introdotto delle soluzioni “non convenzionali” per aumentare la produttività dei propri dipendenti, ridurre lo stress e le cause del burnout, e farla finalmente finita con la schiavitù delle interruzioni.

Negli Stati Uniti molte imprese hanno introdotto le giornate “senza e-mail”, e anche in Europa alcuni grandi nomi dell’industria stanno introducendo delle misure per limitare l’accesso dei dipendenti alle e-mail di lavoro al di fuori dei normali orari d’ufficio (si veda il caso della Confindustria francese che ha creato scalpore di recente ). E in Germania c’è anche chi – come il consiglio di fabbrica della BMW – ha parlato di un “diritto alla non reperibilità” dei dipendenti.

Altri cambiamenti radicali pensati per contrastare lo stress lavorativo dei dipendenti sono stati adottati da aziende come Virgin, Netflix ed Evernote, che hanno “abolito” la disciplina tradizionale delle ferie. A quanto pare, i dipendenti di queste aziende potranno decidere liberamente quanti giorni di ferie prendere e quando, senza dover prendere accordi in anticipo con il proprio datore di lavoro.

Che questo approccio non sia senza polemiche, è sotto gli occhi di tutti. Quello che si “nasconde” dietro una simile soluzione “rivoluzionaria” è un rischio notevole per i dipendenti, i quali vengono sovraccaricati di responsabilità. Il messaggio che passa è infatti: “prendi quanti giorni di ferie desideri, ma fallo soltanto quando sarai certo che il lavoro o il progetto al quale stai lavorando sarà stato portato a termine”. D’altronde, contano i risultati! A queste condizioni, quanti saranno i dipendenti responsabili che non faranno più nemmeno un giorno di ferie all’anno? Molti, purtroppo.

E sempre per restare in tema “ferie”, in Germania la Daimler AG ha fatto un ulteriore passo avanti, permettendo ai propri dipendenti di dotarsi di un sistema automatico che cancella le e-mail mentre sono in ferie. Il mittente riceve in questi casi un messaggio di risposta automatica con i contatti del referente sostituto al quale possono rivolgersi. In questo modo l’azienda vuole impedire ai dipendenti di controllare le e-mail durante i periodi di ferie, evitando loro anche lo stress di tornare in ufficio con la posta piena di e-mail inutili. La Volkswagen affronta lo stesso problema bloccando la ricezione delle e-mail dopo la fine dell’orario di lavoro. A partire da un certo orario i suoi dipendenti non possono semplicemente più ricevere e-mail.

Il gran numero di contromisure che sono state sperimentate per eliminare il problema dello stress da lavoro, e il fatto che finora nessuna abbia determinato effetti significativi, dimostra che al momento mancano ancora soluzioni efficaci. Tuttavia, anche se la strada da percorrere è sicuramente ancora piuttosto lunga, se non altro le basi che potranno portare ad un cambiamento reale sono già state gettate.

Ah, e a proposito: sei riuscito a leggere questo articolo fino alla fine senza essere interrotto?

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Giulia Bertani

Giulia Bertani è Assistente Marketing presso Segretaria24.it. In questo blog si occupa di temi di interesse per liberi professionisti e imprenditori che desiderano migliorare la propria produttività e ampliare il proprio portfolio clienti.

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