Gestione del tempo efficace

Il lavoro ci fa perdere tempo. Per il 47% dei dipendenti i maggiori sprechi di tempo in ufficio dipendono dal lavoro.

Anziché leggere questo articolo, molto probabilmente in questo preciso istante dovresti concentrarti sul tuo lavoro. O forse questa è una delle tue pause “regolari”? Ironia della sorte a parte, in questo articolo parliamo proprio di chi, durante gli orari di lavoro, si dedica (più o meno sistematicamente) ad attività non lavorative.

Quando sei in ufficio e cedi alle “distrazioni”, cos’è che fai esattamente? Controlli Facebook, rispondi a un’email di un amico, ordini l’ultimo modello della tua marca di scarpe preferita su Zalando? Oppure cerchi nuovi contatti su Linkedin, aggiorni il tuo CV e ti candidi per una posizione più soddisfacente? Non preoccuparti, non vogliamo saperlo davvero… C’è già chi ci ha fatto una “soffiata”.

L’89% dei dipendenti perde tempo al lavoro

L’azienda Salary.com ha condotto uno studio su oltre 1.000 lavoratori per rispondere alla domanda “per quale motivo i dipendenti perdono tempo in attività non lavorative quando sono al lavoro?”. I dati del 2014 sono ancora più sorprendenti di quelli dello scorso anno: se nel 2013 il 69% dei lavoratori intervistati aveva ammesso di perdere tempo al lavoro, quest’anno siamo arrivati all’89%.

Ma la domanda è: quanto tempo viene sprecato ogni giorno in attività non lavorative? Si va da un 30% che ha affermato di sprecare tra i 30 e i 60 minuti al giorno, fino ad un preoccupante 2% che ammette di sprecare ogni giorno dalle 5 ore o più. Stiamo quindi parlando di “lavoratori” che sprecano regolarmente più della metà del tempo che passano in ufficio.

Qual è la più grande distrazione per i dipendenti? Il sondaggio di Salary.com passa in rassegna le distrazioni che derivano dal Web. Se lo scorso anno il primato spettava a Facebook (15%), il sondaggio di quest’anno assegna il primo posto a Google con il 23%. Al terzo posto si piazza LinkedIn con un 14%, seguito da Yahoo (7%), Amazon (2%) e YouTube (2%).

Per contrastare questi sprechi di tempo, molte aziende negli ultimi anni hanno addirittura deciso di ricorrere alle misure forti, impedendo ai dipendenti l’accesso a determinati siti. Il sondaggio di quest’anno dimostra il fallimento di questa strategia: circa 2 impiegati su 3 hanno ammesso di accedere a questi siti tramite i propri dispositivi mobili.

Perché le persone perdono tempo al lavoro?

Credereste che la “scusa” preferita da chi perde tempo al lavoro è che il farlo favorisca il lavoro? Più della metà (53%) degli intervistati hanno sostenuto (apparentemente in maniera convinta) che perdere tempo (o dedicarsi di tanto in tanto a distrazioni sul lavoro) aumenti la produttività. Il secondo motivo è invece la noia e la mancanza di interesse per il proprio lavoro (20%), mentre – contrariamente a quello che potremmo pensare – il fattore economico si attesta in fondo alla lista dei motivi dello spreco di tempo con solo il 2%.

Sprechi di tempo al lavoro: vita virtuale vs vita reale

Anche se oggi i dipendenti hanno l’imbarazzo della scelta sui modi più “efficaci” per perdere tempo al lavoro, ricerche condotte in questo settore dimostrano che uno dei maggiori sprechi di tempo viene proprio dal lavoro stesso. Ebbene sì: meeting, video-conferenze, e-mail e colleghi fastidiosi sono sorprendentemente tra le maggiori cause di perdita di tempo in ufficio.

Uno studio della Bolt Insurance Agency apparso su “Women on Business” mostra chiaramente come a determinare gli sprechi di tempo sul lavoro sia in gran parte il modo in cui il lavoro stesso è organizzato. La classifica dello studio della Bolt Insurance Agency vede le riunioni al primo posto nelle attività che fanno perdere tempo (47%), seguite dall’organizzazione dell’ufficio (43%), colleghi fastidiosi (36%), email (20%) e richieste dei superiori (14%).

Gli errori da evitare in ufficio per ridurre gli sprechi di tempo

Recentemente un articolo apparso sul Wall Street Journal ha cercato di individuare delle risposte concrete a questa situazione. Se dirigenti e dipendenti sprecano grandi quantità di tempo a inviare email o a partecipare a riunioni (che i più reputano inutili), è proprio su questi aspetti che le aziende devono intervenire per migliorare la gestione del tempo in ufficio. Ma come?

Gli errori da evitare nelle riunioni

Per prima cosa, i dirigenti devono evitare di invitare troppi dipendenti alle riunioni. La media indicata dagli esperti che hanno partecipato allo studio parla di un massimo di 7 partecipanti a ogni riunione: superata questa soglia, ogni altro partecipante causa una perdita di produttività del meeting del 10 per cento. Invitare i dipendenti alle riunioni solo per farli sentire coinvolti non è quindi una soluzione efficace. Un altro consiglio è quello di assicurarsi che i partecipanti alla riunione provengano dallo stesso livello manageriale, e che quindi siano abituati a condividere lo stesso linguaggio e gli stessi problemi. Una disomogeneità dei ruoli dei partecipanti ad un meeting è infatti causa di perdita di tempo. Sempre relativamente ai meeting, è inoltre consigliabile restare sotto i 90 minuti se si vogliono raggiungere dei risultati.

Gli errori da evitare nelle e-mail

Anche per quanto riguarda le e-mail il WSJ propone una lista di errori da evitare, in particolare:

  • Mettere in CC troppe persone
  • Utilizzare degli oggetti vaghi e che possono confondere i destinatari
  • Non comunicare in maniera chiara cosa viene richiesto di fare
  • Rispondere alle e-mail solo per confermare di averle ricevute
  • Scrivere e-mail a colleghi che si trovano nel nostro stesso ufficio, per comunicare cose che potrebbero essere dette a voce
  • Lasciare spazio a troppi feedback (ne sono un esempio frasi del tipo “fammi sapere cosa ne pensi”, spesso scambiate per forme di cortesia, soprattutto nei confronti dei superiori).

Sei anche tu parte del problema?

Sull’efficacia di queste soluzioni si potrebbe discutere ancora per molto. Intanto però la prima mossa da fare – e che tutti i datori di lavoro e dirigenti dovrebbero fare – sta nel chiederci se anche i nostri atteggiamenti sul lavoro favoriscono le perdite di tempo. Ecco le domande che dovremmo iniziare a farci:

  • Utilizzi le e-mail per esprimere il tuo disappunto con i colleghi?
  • Inviti i tuoi colleghi alle riunioni solo per non farli sentire esclusi?
  • Pensi che ricevere e inviare molte e-mail sia indice di importanza?
  • Selezioni spesso l’opzione “rispondi a tutti” quando devi rispondere a e-mail di gruppo?
  • Rispondi sempre alle e-mail, anche solo per confermare di averle ricevute?
  • Ti capita spesso di inviare e-mail senza una conclusione chiara solo per aggiornare i colleghi in merito a determinati progetti?
  • Ritieni che essere invitati a molte riunioni sia un segno di importanza all’interno dell’azienda?

Se hai risposto di sì ad almeno 3 di queste domande, sappi che puoi fare ancora molto per ottimizzare la tua gestione del tempo e quella dei tuoi dipendenti.

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Giulia Bertani

Giulia Bertani è Assistente Marketing presso Segretaria24.it. In questo blog si occupa di temi di interesse per liberi professionisti e imprenditori che desiderano migliorare la propria produttività e ampliare il proprio portfolio clienti.

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