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Il fax sopravvive, ma diventa virtuale

Inventato da Alexander Bain nel 1843, il fax si è diffuso rapidamente a partire dagli anni ’70  e, pur non essendo mai divenuto un mezzo di comunicazione di massa, sopravvive ancora oggi, a dispetto della diffusione di nuovi strumenti per la trasmissione di informazioni in tempo reale.

Ad adottare il fax come tecnologia standard per la trasmissione di dati sono state per prime le organizzazioni militari negli anni ’50, ma quando, circa venti anni dopo, il fax è stato introdotto   nell’ambito del business e del commercio, il successo è stato immediato: dai 500.000 fax presenti negli Stati Uniti nel 1985 si è passati a oltre 5 milioni nel 1990, solo cinque anni dopo.

Tuttavia, agli inizi degli anni 2000 l’avvento di internet e il consolidarsi dell’email come mezzo di comunicazione, sembravano destinati a segnare la fine dell’era del fax. Ma il fax non è morto, si è soltanto trasformato: dalle ingombranti macchine da ufficio per l’invio e la ricezione di fax, si è passati ai servizi di fax virtuale via internet, che consentono di convertire una trasmissione fax in un file digitale che può essere ricevuto sia dagli apparecchi tradizionali che da altri fax virtuali.

Perché usare ancora il fax?

Secondo una statistica del 2013 diffusa da Faxngo, ogni anno vengono inviati oltre 16 miliardi di fax. Ma quali sono i motivi per cui il fax viene ancora utilizzato in maniera così massiccia, nonostante l’esistenza di alternative tecnologicamente più avanzate?

Innanzitutto, il fax ha validità legale: un documento trasmesso a mezzo fax viene ritenuto prova documentaria ufficiale a tutti gli effetti, a differenza delle email, che assumono validità legale solo se collegate a una casella di posta elettronica certificata (PEC). Il valore legale del fax è il motivo per cui studi legali, studi medici e fornitori di utenze domestiche e industriali se ne servono per la trasmissione di documenti di valore giuridico. Fino a pochi anni fa, ad esempio, per l’attivazione di un dominio .it era necessario inviare una lettera di assunzione di responsabilità da parte dell’intestatario del dominio, che poteva essere trasmessa solo via fax.

Inoltre, nonostante i tentativi ufficiali di eliminarne l’uso, il fax è ancora indispensabile per dialogare con la Pubblica Amministrazione, come testimoniato da un’indagine del 2015 sullo stato dell’informatizzazione dei servizi pubblici in Italia, e dalla notizia, risalente a inizio 2017, che la Regione Piemonte richiede ancora la trasmissione via fax del documento di identità per garantire ai cittadini l’accesso ai servizi informatici.

Infine, il fax offre grande velocità e semplicità di trasmissione e permette di inviare qualsiasi tipo di documento senza restrizioni di alcun genere. Trattandosi poi di un supporto ancora in parte  analogico, molti utenti si sentono più tutelati dalla trasmissione via fax che da quella via email, soggetta a un maggior numero di tentativi di intrusione ed esposta a maggiori rischi di attacchi informatici.

Il servizio fax di Segretaria24.it

L’introduzione del fax virtuale ha permesso al fax di sopravvivere eliminando gli svantaggi che ne limitavano il potenziale: il costo del terminale e del suo mantenimento, il costo dei materiali, l’impatto ambientale dato dallo spreco di carta e il pericolo di esporre documenti riservati allo sguardo di terzi.

Per questo, Segretaria24 ha messo a disposizione dei propri utenti un servizio fax virtuale per la ricezione e l’invio di documenti, che garantisce l’accesso a informazioni e comunicazioni importanti anche quando si è fuori dall’ufficio. Il prefisso telefonico è a scelta dell’utente, che può così utilizzare il numero fax assegnato da Segretaria24 sia per le comunicazioni con i propri clienti che per la pubblicità a stampa.

Accedendo al proprio ufficio online, tramite il portale clienti di Segetaria24, è possibile visualizzare i fax in entrata direttamente nella propria casella email e inviare documenti grazie al servizio di invio fax integrato. Il servizio è utilizzabile sia tramite computer che via smartphone o tablet, per garantire la massima portabilità e il massimo comfort.

Per scoprire tutti i vantaggi del servizio di segretariato a distanza di Segretaria24, è possibile richiedere una consulenza gratuita o approfittare della prova gratuita per valutare la qualità del servizio.

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Giulia Bertani

Giulia Bertani è Assistente Marketing presso Segretaria24.it. In questo blog si occupa di temi di interesse per liberi professionisti e imprenditori che desiderano migliorare la propria produttività e ampliare il proprio portfolio clienti.

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