Gestire le email in maniera più efficace: 3 app gratuite

Panico da email? Niente paura, abbiamo scovato le applicazioni più utili per gestire le e-mail in maniera più efficace e intelligente, e con il minor spreco di tempo. Oggi ve le presentiamo. 

Mailbox

Uno dei problemi principali nella gestione della posta elettronica è stabilire le priorità delle email. Mailbox, l’applicazione per la gestione delle email sviluppata da Dropbox, ti permette di farlo utilizzando delle funzionalità intelligenti e semplici da usare. Innanzitutto, l’obiettivo di Mailbox è quello di aiutarti ad “arrivare a zero”, ovvero a ridurre le email nella tua casella di posta al minor numero possibile. Mailbox presenta un’interfaccia molto minimal, leggera e particolarmente user-friendly, e un comodo tutorial che ti accompagna durante il processo di installazione.

Come l’applicazione di Gmail, Mailbox ti permette di archiviare o eliminare i tuoi messaggi con un semplice clic, e visualizzare intere conversazioni in una schermata simile a quella delle chat. Diversamente dalle altre applicazioni per le email, però, Mailbox è organizzata in 5 sezioni differenti, dove puoi spostare e categorizzare i tuoi messaggi.

Screenshot_2015-04-29-12-44-43

Diversamente dalle altre applicazioni per email, però, Mailbox riconosce diverse tipologie di spostamento (o archiviazione) delle email. Con un leggero spostamento a destra, le email vengono archiviate, mentre con uno spostamento più lungo vengono eliminate. Spostando invece leggermente verso sinistra, le email vanno a finire nella sezione – davvero utile! – “più tardi”. Questa funzione è ottima per eliminare dalla inbox quelle email che non richiedono una risposta immediata e che contribuiscono a creare confusione e distrazione nella nostra casella di posta elettronica.

Screenshot_2015-04-29-12-44-54 Screenshot_2015-04-29-12-45-19

Quando decidi di posporre un’email a più tardi, Mailbox ti fa vedere una schermata dove puoi scegliere il momento della giornata in cui l’email dovrà “tornare” nella tua inbox:

Screenshot_2015-04-29-12-47-59

Uno spostamento più lungo verso sinistra ci permette invece di accedere agli elenchi. In questo modo l’email potrà essere aggiunta ad una lista di email personalizzata. Potremo ad esempio creare una lista di email dal titolo “Da fare” o “Da comprare”, etc. Gli elenchi sono accessibili dalla app nella sezione “cassetto”.

Screenshot_2015-04-29-12-48-18 Screenshot_2015-04-29-12-48-43

In sostanza, Mailbox è un’applicazione davvero utile che ti permette di concentrarti sulle email più importanti e di posticipare ad un secondo momento le email che invece possono aspettare. Unica pecca, se proprio vogliamo trovarne una, è che può essere utilizzata soltanto dagli utenti di Gmai, il servizio di posta elettronica di Google.

 

CloudMagic

CloudMagic è un’altra interessante applicazione per email, che ti permette di gestire contemporaneamente diversi account di posta tra cui Gmail, Yahoo, Exchange, iCloud e Outlook. Anche in questo caso, CloudMagic ci consente di sbarazzarci in meno di un secondo delle email indesiderate. Un semplice spostamento dell’email verso sinistra ci permette di decidere di eliminarla, archiviarla, o segnarla come letta.

Screenshot_2015-04-29-14-29-49

Pigiando su un’email per qualche secondo si accede ad una comoda funzione che ci permette di selezionare diverse email allo stesso tempo e archiviarle spostandole nella stessa cartella.

Altra interessante funzione è quella che ti permette di esportare le tue email e importarle in altre applicazioni. Con CloudMagic puoi aggiungere le email più importanti alle applicazioni con cui gestisci le tue note o le tue liste di attività (le cosiddette app di produttività), salvarle su Google Drive o inviarle ad altri utenti tramite Skype o Facebook. Per farlo, clicca in alto a destra e seleziona “Save Email to”; nella schermata successiva scegli a quale applicazione inviare l’email tra quelle installate sul tuo dispositivo.

Screenshot_2015-04-29-14-35-05

Screenshot_2015-04-29-14-35-21 Screenshot_2015-04-29-14-56-26

Screenshot_2015-04-29-15-04-28

Sempre nell’ottica di posporre le email non urgenti, anche CloudMagic ci offre la possibilità di impostare un promemoria per ogni singola email (basta premere sulla stellina in alto a destra nella scheda dell’email e scegliere tra quanto tempo si desidera ricevere la notifica di promemoria).

Screenshot_2015-04-29-15-06-09

myMail

Altra ottima applicazione per la gestione delle email myMail, che ha come obiettivo quello di rendere notevolmente più gestibili elevati volumi di email. Anziché dover accedere separatamente a diversi account di posta, anche myMail ti permette di aggregarli in un’unica applicazione. L’app presenta un’interfaccia semplice e pulita e mostra degli avatar circolari a sinistra dei messaggi nella tua casella di posta, dove puoi vedere in anteprima la foto del mittente, la sua iniziale o il logo aziendale.

Screenshot_2015-04-29-15-27-28 Screenshot_2015-04-29-15-31-14

Spostando un’email verso sinistra ci vengono mostrate diverse opzioni: segnare l’email come non letta, aggiungere una bandierina che segnali l’importanza dell’email, spostare l’email in una cartella dedicata, oppure segnarla come posta indesiderata.

Screenshot_2015-04-29-15-35-12

Per attivare lo strumento di selezione multipla e applicare le stesse operazioni su più email allo stesso tempo, basta premere per qualche secondo su uno degli avatar a sinistra dei messaggi.

È anche possibile definire le impostazioni per la ricezione delle notifiche. Per farlo, bisogna andare nella schermata principale e selezionare “impostazioni” (una pecca dell’interfaccia è che il simbolo delle impostazioni è praticamente invisibile! Se lo state ancora cercando, lo trovate in basso a sinistra…). Alla sezione notifiche, oltre all’orario puoi anche impostare dei filtri, e decidere di spostare in una determinata cartella tutte le email provenienti dai Social Network o da un determinato mittente.

Screenshot_2015-04-29-15-46-30 Screenshot_2015-04-29-15-47-15

Oltre a questo puoi personalizzare la tua firma elettronica, il tuo nome e l’anteprima del tuo avatar.

 

 

 

Tags: , , ,

Trackback from your site.

Giulia Bertani

Giulia Bertani è Assistente Marketing presso Segretaria24.it. In questo blog si occupa di temi di interesse per liberi professionisti e imprenditori che desiderano migliorare la propria produttività e ampliare il proprio portfolio clienti.

Leave a comment

Fai crescere la tua impresa con il nostro servizio di segretariato a distanza.

Con noi assicuri alla tua attività una reperibilità telefonica ottimale, anche 24h su 24:

  • ✓ Gestione chiamate, agenda appuntamenti, e servizio fax virtuale
  • ✓ Segretariato madrelingua anche in inglese, tedesco, francese e spagnolo
  • ✓ Applicazione smartphone gratuita per iOS e Android
  • Richiedi un’offerta senza impegno e per il tuo primo mese ottieni un bonus di 50 € sulle telefonate e zero costi di canone.