gestione del tempo

Gestire efficacemente il proprio tempo: la Tecnica del Pomodoro

Se stai leggendo questo articolo sicuramente starai cercando delle soluzioni per migliorare il tuo time-management. Abbiamo qualcosa che fa per te: hai mai sentito parlare della tecnica del pomodoro? Oggi te la presentiamo. 

Che c’entra il pomodoro con la gestione del tempo?

La tecnica pomodoro è un metodo di gestione del tempo ideato da Francesco Cirillo nel 1980 durante i suoi anni universitari, nato dalla necessità di trasformare il tempo in un valido e produttivo alleato.

Le riflessioni di Cirillo prendono avvio da un’osservazione critica che potrebbe apparire scontata: la maggior parte delle attività ed esperienze umane, lavorative e non, è determinata dalla necessità di gestire il tempo in maniera efficace. Ognuno di noi cerca quotidianamente di districarsi tra continue interruzioni, con l’obiettivo di completare un determinato compito o azione entro il tempo stabilito. E il time-management è l’attività in cui noi tutti falliamo di più.

Questo genera in molti di noi una snervante sensazione di impotenza di fronte allo scorrere del tempo, con risultati il più delle volte controproducenti: c’è chi rimanda la questione a domani, chi getta la spugna, e chi invece si accontenta di risultati scadenti. La tecnica del pomodoro ha proprio l’obiettivo di eliminare l’ansia del tempo e migliorare la concentrazione, aiutando a sviluppare un modo piacevole di gestire e monitorare il proprio tempo a disposizione, in vista di un continuo automiglioramento. Ma cosa ha a che fare il pomodoro con la questione del tempo?

Gestione del tempo e produttività. Come funziona la tecnica del pomodoro?

Nel suo libro La Tecnica del Pomodoro Cirillo racconta come la sua idea nacque da una scommessa che fece con se stesso in un periodo in cui gli sembrava di aver perso la produttività nello studio. In quella fase difficile della propria carriera da studente, Cirillo fece una scommesa con se stesso che definisce “piuttosto umiliante”. La domanda che si fece fu: “ce la faccio a studiare senza interruzioni per almeno due minuti?”. Un timer da cucina a forma di pomodoro divenne così il suo “Custode del Tempo”: inizialmente lo impostò a 2 minuti, poi a 5, poi a 10 e così via, fino ad arrivare a 60 minuti. L’idea era quella di impostare il timer e di raggiungere un obiettivo prefissato entro lo scadere del tempo (ad esempio leggere almeno 15 pagine di un libro). Dai traguardi raggiunti in questa prima fase di sperimentazione, Cirillo affinò il suo metodo e riuscì in poco tempo a elaborare un meccanismo per migliorare il proprio metodo di studio.

Il procedimento è molto semplice. Chiunque volesse cimentarsi con la tecnica Pomodoro ha bisogno di due strumenti essenziali: un timer da cucina (che non dovrà per forza di cose somigliare a un pomodoro!) e un foglio con la lista delle “attività da realizzare oggi”, che dovrà essere stilato a inizio giornata e che comprenderà una lista di attività ordinate secondo priorità. Si dovrà quindi impostare il timer a 25 minuti, al termine dei quali il lavoro dovrà essere tassativamente interrotto per almeno 3-5 minuti.

Queste piccole pause, sottolinea l’autore, sono decisive per permettere alla propria mente di assimilare quanto si è appreso e prodotto negli ultimi 25 minuti, e non vanno quindi compromesse! In altre parole i cinque minuti che separano un “pomodoro” dall’altro possono essere utilizzati per tutto fuorché questioni relative al lavoro che si sta svolgendo. Finita la pausa rigenerante si riprende il lavoro per altri 25 minuti. Al termine di “quattro pomodori” (ognuno dei quali sarà stato precedentemente segnato con una X sulla nostra tabella di marcia) sarà necessario prendersi una pausa di 15 o 30 minuti, per poi ricominciare un nuovo ciclo.

A molti sembrerà un’impresa riuscire a lavorare ininterrottamente per un intervallo di tempo di 25 minuti, visto che le interruzioni e gli imprevisti sono sempre in agguato.

Impara a gestire le interruzioni con la tecnica del pomodoro

Dal momento che la tecnica pomodoro si presenta come metodo capace di insegnare a gestire le interruzioni, bisogna capire a fondo cosa si intende in proposito. Innanzitutto, Cirillo ci dice che le interruzioni sono di due tipi: interne (distrazioni che ci fanno divergere dal nostro obiettivo, come l’improvvisa necessità di alzarsi, controllare la propria e-mail o fare una ricerca in Internet) ed esterne (telefonate non filtrate in maniera efficace dalla segretaria, un collega che ci pone una domanda, ecc.).

Se il primo tipo di interruzioni esprime nella maggior parte dei casi la paura di non riuscire portare a termine il proprio compito nel tempo stabilito, e può quindi essere “sconfitto” con esercizi di autodeterminazione e autocontrollo, sembra molto più difficile riuscire a gestire il secondo tipo di interruzioni.

L’idea di Cirillo in questi casi è quella di “fare in modo che le interruzioni dipendano da noi” e non da agenti esterni. Ma come? Il consiglio dell’autore consiste prima di tutto nel deviare le telefonate su segreterie telefoniche, in modo da avere la possibilità di controllarle successivamente. Volendo offrire un servizio migliore a chi ci chiama, l’ideale potrebbe essere utilizzare un servizio di segretariato a distanza, in modo che la voce di un’assistente telefonica possa avvisare i tuoi clienti o chiunque ti cerchi che al momento sei impegnato o, come dice scherzosamente l’autore, “sotto pomodoro”.

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Mentre le interruzioni interne possono essere sconfitte con la tecnica del pomodoro, le interruzioni esterne possono essere eliminate facilmente grazie a un servizio di segretariato a distanza: 1. Ti stai concentrando su un compito importante e decidi di impostare il tuo timer da cucina a 25 minuti 2. Allo stesso tempo trasferisci le tue telefonate a Segretaria24, in modo che il telefono non squilli proprio mentre stai lavorando, obbligandoti a interrompere il timer e ricominciare daccapo 3. Trascorsi i 25 minuti prestabiliti, avrai completato il compito prefissato e la tua segretaria ti avrà inviato dei messaggi dettagliati con il riepilogo delle telefonate ricevute mentre stavi lavorando.

E nel caso di interruzioni da parte dei nostri colleghi o della nostra segretaria, imparare a differire e a dire gentilmente di no non è un reato, ma è anzi di fondamentale importanza per la concentrazione e le proprie performance lavorative. Scoprirai che molto spesso le cosiddette “urgenze improrogabili” possono benissimo attendere!

Inizia subito a riappropriarti del tempo perduto esercitandoti con la tecnica del pomodoro. Scarica il manuale disponibile online, armati di un timer da cucina e inizia subito a provare la tecnica del pomodoro… I risultati, a detta di chi lo ha già sperimentato, non si faranno attendere!

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Giulia Bertani

Giulia Bertani è Assistente Marketing presso Segretaria24.it. In questo blog si occupa di temi di interesse per liberi professionisti e imprenditori che desiderano migliorare la propria produttività e ampliare il proprio portfolio clienti.

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