Gestione dell’ufficio: le 3 regole per lavorare meglio

Se ora stai leggendo questo post sicuramente starai cercando dei consigli su come migliorare la gestione del tuo ufficio. E non hai tutti i torti: un ufficio ben organizzato ti permette di velocizzare il tuo lavoro, ridurre al minimo gli imprevisti, migliorare la produttività e ottimizzare i costi. Di seguito trovi consigli, strategie e best practice che ti aiuteranno in breve tempo a fare notevoli passi avanti nella gestione del tuo lavoro e nell’organizzazione del tuo ufficio.

Regola n. 1: Conosci i tuoi clienti

I clienti sono la base del tuo business e anche il punto dal quale partire per organizzare al meglio il tuo lavoro. Innanzitutto un paio di domande preliminari: chi sono i tuoi clienti? Sono privati o aziende? Cosa li rende soddisfatti e cosa invece li fa allontanare o scegliere i tuoi concorrenti? Come misurare la soddisfazione dei tuoi clienti? Queste domande potrebbero apparire del tutto generiche ma sono cruciali per chi vuole pianificare la gestione dell’ufficio. Ogni CRM, o sistema gestionale, si basa su questi presupposti. Per chi ancora non avesse esperienza in merito, un CRM (Content Relationship Manager) è un software gestionale che permette di tenere traccia di tutte le attività svolte nella comunicazione con il cliente. Ogni CRM è dotato di un sistema di archivio che permette di salvare facilmente la corrispondenza con un determinato cliente, aggiungere note o commenti importanti (ad esempio su un particolare evento che ha reso un cliente insoddisfatto, per evitare il ripetersi di situazioni spiacevoli), e salvarne tutti i contatti perché siano a portata di mano. Oltretutto, l’uso di un sistema gestionale permette di condividere queste informazioni i tuoi dipendenti, le tue segretarie o i tuoi collaboratori, migliorando notevolmente i flussi di lavoro. Il primo consiglio quindi è quello di utilizzare un sistema gestionale per avere un maggiore controllo delle relazioni con i tuoi clienti. Va detto comunque che il gestionale perfetto non esiste: le funzionalità sono diversissime a seconda della grandezza della tua attività e del settore in cui operi. Se ad esempio hai un e-commerce, avrai bisogno di un gestionale che faciliti la gestione dei tuoi ordini, che ti permetta di gestire il magazzino, la fatturazione e la logistica in maniera efficace. Se invece sei un avvocato, il tuo gestionale dovrà essere improntato alle esigenze di uno studio legale, e permetterti di condividere gli atti con i tuoi colleghi, di visualizzare le pratiche in corso, e che abbia un sistema contabile integrato che faciliti la gestione delle fatture.

Software consigliati per la gestione dell’ufficio:

Gestionali per avvocati:

https://www.netlexweb.com/

http://www.software.ilsole24ore.com/avvocati/

https://legaldesk.it/

Gestionali per startup:

http://www.isplus.it/

Gestionali per e-commerce e negozi indipendenti:

http://www.x4shop.it/

http://www.libertycommerce.it/

Gestionale per studi tecnici:

http://www.acca.it/software-gestione-studio-tecnico

http://www.digicorp.it/OFFICE.html

http://www.888sp.com/it/

Regola n. 2: Conosci i tuoi collaboratori

La seconda regola per la gestione dell’ufficio a regola d’arte è “conosci i tuoi collaboratori”. Per fare in modo che il carico di lavoro venga distribuito in maniera ottimale, devi imparare a riconoscere i punti di forza dei tuoi dipendenti e far in modo che ciascuno abbia chiaro il proprio ruolo. È quindi importante utilizzare degli strumenti che aiutino a pianificare le attività lavorative all’interno dell’ufficio, anche a seconda delle priorità, e che permettano facilmente di accedere alle informazioni. Uno degli strumenti di gestione dell’ufficio più utili da questo punto di vista è il calendario condiviso, o l’agenda giornaliera. Condividendo il nostro calendario con la nostra segretaria o con i nostri collaboratori raggiungeremo infatti due obiettivi principali: informare i nostri dipendenti e collaboratori in tempo reale su eventuali cambiamenti di programma; fare in modo che ciascuno orienti le proprie priorità in base agli eventi presenti in calendario.

Alcune risorse consigliate per la condivisione dell’agenda:

Regola n. 3: Delega le mansioni

Perché si ottenga una gestione dell’ufficio ottimale è necessario delegare determinate mansioni. Tra le mansioni “delegabili” ci sono soprattutto la gestione delle telefonate in entrata, l’aggiornamento dell’agenda appuntamenti, la gestione della corrispondenza, etc. Oggi ci sono molte soluzioni che permettono di delegare queste mansioni in maniera facile e veloce, anche senza dover assumere personale in sede. Si pensi ad esempio al boom che i portali per freelancer (come Freelancer.com o Twago.it) stanno avendo negli ultimi anni, che permettono di avvalersi di un collaboratore esterno soltanto per il tempo desiderato, senza dover sottostare a contratti di lavoro vincolanti. Tra queste, la soluzione che finora ha avuto un riscontro migliore, sia per la capacità di adattarsi ai più diversi settori lavorativi, che per la qualità del servizio reso, è quella dei servizi di segretariato a distanza. I servizi di segretariato a distanza, conosciuti anche come segreterie virtuali, permettono a un professionista di avvalersi del contributo di una segretaria in carne ed ossa (quindi non stiamo assolutamente parlando di un’assistente virtuale) che svolge le proprie mansioni da una posizione dislocata, e che comunica in tempo reale con il datore di lavoro tramite un’interfaccia online, accessibile da desktop o da dispositivi mobili. I vantaggi di questo tipo di servizi di segreteria consistono per lo più nel fatto che le mansioni vengono delegate soltanto quando se ne ha bisogno, e di conseguenza anche i costi mensili sono proporzionati all’utilizzo effettivo che se ne fa. Questa flessibilità dà la possibilità di decidere autonomamente quando incaricare la segretaria di rispondere al telefono per noi, o di prendere appuntamenti con i nostri clienti, semplicemente fornendo istruzioni per via telematica, inserendo un messaggio all’interno del portale o tramite la app.

Rispetto ai portali di freelance, un servizio come quello del segretariato virtuale è qualitativamente migliore perché: offre degli standard di qualità che vengono garantiti allo stesso modo da tutte le segretarie dell’azienda; dà accesso a un servizio clienti gratuito, che permette di configurare il servizio di segreteria secondo le necessità del cliente; anche se le segretarie non sono presenti in sede, affidarsi ad un segretariato virtuale ci dà la sicurezza che le segretarie lavorino con connessioni protette e che le nostre informazioni vengono salvate su server sicuri. Per provare il servizio di segreteria virtuale si può fare un live test gratuito dal sito di Segretaria24, e attivare il servizio in “demo”, ovvero con un mese di prova senza costi di canone e un bonus sulle telefonate in entrata.

Queste sono soltanto le prime tre regole per migliorare la gestione dell’ufficio: per ricevere altri consigli su come migliorare il tuo lavoro, continua a seguire il nostro blog!

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Giulia Bertani

Giulia Bertani è Assistente Marketing presso Segretaria24.it. In questo blog si occupa di temi di interesse per liberi professionisti e imprenditori che desiderano migliorare la propria produttività e ampliare il proprio portfolio clienti.

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