Fatturazione elettronica: arriva lo strumento per la conservazione sostitutiva per avvocati e studi legali

Con la recente introduzione dell’obbligo della fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione sempre più spesso si sente parlare di conservazione sostitutiva delle fatture. Già da giugno 2014 la fatturazione elettronica costituisce un passaggio obbligato per chi emette fatture verso la pubblica amministrazione centrale (coinvolgendo quindi Ministeri, Enti di previdenza e Agenzie fiscali), mentre a partire dal prossimo 31 marzo scatterà l’obbligo della fatturazione elettronica anche per i restanti enti nazionali e amministrazioni locali. Data da tenere a mente, soprattutto perché a partire dai tre mesi successivi le PA non potranno più procedere ai pagamenti fino a quando non avranno ricevuto la fattura in forma elettronica. Fortunatamente sono già in circolazione strumenti pensati per semplificare la vita ai professionisti. Uno di questi è quello ideato appositamente per gli avvocati e messo a disposizione da SostituzioniLegali.it, che oggi vogliamo presentarvi.

DUE COSE IMPORTANTI DA SAPERE SULLA FATTURAZIONE ELETTRONICA:

  1. Secondo le modifiche introdotte dal legislatore alla disciplina sulla fatturazione con il decreto DPCM 03/12/2013 viene resa possibile “la piena equiparazione della fattura elettronica a quella cartacea e la sua più ampia diffusione”. Requisiti di legge affinché una fattura elettronica possa essere equiparata ad un testo cartaceo, sono la sua immutabilità nel tempo, la sua inalterabilità, la presenza di una firma digitale qualificata, e la conservazione sostitutiva (ovvero l’obbligo di conservare elettronicamente le fatture emesse nei confronti della PA). Una fattura elettronica è un documento informatico che, grazie ai requisiti indicati sopra, viene equiparato per efficacia, valore legale e tributario, all’omologo cartaceo.
  2. Il DM n. 55 del 3 aprile 2013 ha fissato la decorrenza dell’obbligo di fatturazione elettronica nei rapporti economici con la PA a partire dal 31 Marzo 2015

La conservazione sostitutiva per avvocati e studi legali

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Lo strumento per la conservazione sostitutiva di SostituzioniLegali.it è una soluzione pensata appositamente per avvocati che permette di avere sempre le fatture elettroniche a portata di mano. Il tutto senza dover installare alcun software e senza dover affidare i dati a terze parti.

Eccone in breve i vantaggi:

  • È a bassissimo costo: gli avvocati, avendo pochi documenti da porre in archiviazione, non hanno infatti necessità di utilizzare costosi strumenti di conservazione sostitutiva pensati per realtà più grandi.
  • Permette all’avvocato di non dipendere da terze parti: una volta che il pacchetto di archiviazione viene scaricato, diviene totalmente autonomo e può essere consultato su qualsiasi computer, al di fuori dell’ambiente di SostituzioniLegali ed anche in assenza di una connessione internet. I pacchetti di archiviazione generati sono compatibili con qualsiasi sistema di conservazione conforme allo standard SInCRO, così come richiesto dal DPM del 3 dicembre 2013, e si basano su tecnologie solide, che saranno valide per ben oltre i 10 anni previsti dalla normativa. Inoltre, il sistema viene supportato da qualsiasi sistema operativo.
  • Non obbliga l’avvocato a lasciare traccia online dei suoi dati. Una volta che il pacchetto di archiviazione è stato scaricato, può essere cancellato dal web, restando comunque a disposizione per essere consultato sul proprio computer.

Come funziona la conservazione sostitutiva di SostituzioniLegali.it?

Il sistema ideato da SostituzioniLegali per la conservazione sostitutiva delle fatture è molto semplice e intuitivo, e avviene interamente all’interno del portale cliente. È possibile creare il pacchetto di archiviazione caricando un file .zip dal proprio computer, oppure, se si utilizza già lo strumento per la creazione delle fatture elettroniche di SostituzioniLegali, basterà selezionare direttamente all’interno del portale cliente le fatture che dovranno essere incluse nel pacchetto di archiviazione.

Eccone le funzionalità. Alla voce “Manuale di conservazione” possiamo andare a configurare con una semplice procedura il manuale della conservazione, che definisce le regole di sicurezza e il funzionamento del sistema di archiviazione. Dopo una prima configurazione, la generazione del manuale di conservazione avviene in automatico.

Gestione Pacchetti Archiviazione

Alla voce “pacchetto di archiviazione” vediamo la lista dei pacchetti di archiviazione già creati e pronti per essere scaricati. Per creare un nuovo pacchetto dalle fatture già generate in SostituzioniLegali, basta cliccare su “Archivia” e selezionare il lasso di tempo delle fatture che dovranno essere inserite nel pacchetto di archiviazione:

Generazione da fatture inserite in SostituzioniLegali

Per creare un pacchetto da documenti caricati in un file .zip, basta cliccare il tasto “Carica” e selezionare il file presente sul proprio computer. Vale la pena sottolineare che, se si sceglie questa opzione, il sistema di conservazione sostitutiva di SostituzioniLegali lascia intatta l’alberatura di file e cartelle all’interno del pacchetto generato, dove potremo ritrovare esattamente la stessa organizzazione che abbiamo dato ai nostri file:

Generazione da file zip

In ogni pacchetto generato, SostituzioniLegali inserisce i seguenti elementi generati automaticamente dal software:

  • Manuale di conservazione
  • Rapporto di versamento
  • Indice UNI SInCRO (utile anche per passare successivamente ad un altro sistema di conservazione)
  • Indice di consultazione

Ecco un’anteprima di come vengono visualizzati i dati all’interno dell’indice di consultazione:

Indice di consultazione

Il sistema è quindi semplicissimo e alla portata anche degli utenti “tecnologicamente” meno esperti. Chi dovesse avere richieste di assistenza, o desiderasse inviare suggerimenti di miglioramento, può comunque utilizzare l’apposita sezione “Contribuisci allo sviluppo”, e usufruire di un comodo servizio di assistenza tecnica via e-mail.

Sicuramente uno strumento affidabile e flessibile, che semplificherà il lavoro a molti avvocati.

LEGGI L’INTERVISTA DI SEGRETARIA24 ALL’IDEATORE DI SOSTITUZIONILEGALI.IT: 

La collaborazione tra avvocati approda sul Web: intervista a SostituzioniLegali

 

 

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Giulia Bertani

Giulia Bertani è Assistente Marketing presso Segretaria24.it. In questo blog si occupa di temi di interesse per liberi professionisti e imprenditori che desiderano migliorare la propria produttività e ampliare il proprio portfolio clienti.

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