segretaria virtuale

Falsi miti sul telesegretariato

Cosa si intende per telesegretariato? Se ricorro ad un servizio di segreteria virtuale chi risponde alle mie chiamate? Il telesegretariato è una segreteria telefonica o una persona reale? Condividere un servizio di segreteria con altre aziende aiuta a creare lavoro?

Infiniti sono i dubbi e le domande che sorgono quando ci si avvicina al mondo del telesegretariato. Molte persone pensano che una segretaria virtuale non sia una persona reale ma un robot o un software programmato per rispondere al telefono e per svolgere delle operazioni automatizzate.

In realtà, quando parliamo di telesegretariato o di servizio di segreteria a distanza ci riferiamo a un gruppo di professionisti altamente specializzati che svolgono normali mansioni di segretariato per imprese e professionisti. Nessun artificio quindi, né una tecnologia malvagia che ruberebbe il lavoro ai giovani talenti della nostra società. Tutto al contrario, quando parliamo di segretarie e segretari virtuali stiamo parlando di veri e propri assistenti per le imprese, con anni di esperienza alle spalle in qualità di assistenti amministrativi, che hanno trovato nel segretariato a distanza una vera opportunità di crescita professionale.

La differenza rispetto ai servizi di segretariato classici non sta tanto nel ruolo dei segretari che svolgono il lavoro, quanto nell’utilizzo della tecnologia: il servizio di telesegretariato infatti, grazie a un utilizzo sapiente di tecnologie all’avanguardia, permette uno scambio di dati in tempo reale e presenta il vantaggio di permettere ai telesegretari di gestire l’ufficio del titolare del servizio completamente a distanza.

Non una segreteria telefonica ma persone reali

Cerchiamo quindi di fare chiarezza e di capire la differenza tra segretaria virtuale e segreteria telefonica. Il servizio offerto da Segretaria24.it non consiste in un servizio di segreteria telefonica con voce preregistrata, che riceve le chiamate e registra la voce delle persone che chiamano il tuo ufficio, ma è un vero e proprio servizio di segreteria svolto da assistenti reali e qualificati, capaci di rispondere alle necessità di qualsiasi tipo di azienda. Tra i servizi offerti da Segretaria24.it non c’è soltanto la gestione personalizzata delle telefonate in arrivo, ma anche la gestione dell’agenda appuntamenti, la ricezione dei fax, e l’invio di messaggi in tempo reale con tutti i dettagli relativi alle telefonate ricevute.

Come un classico team di segretari, anche il personale di Segretaria24.it può ricevere istruzioni dal titolare del servizio e aggiornare il suo piano di reperibilità per la giornata, o fornire informazioni personalizzate in base a chi chiama, all’orario o al giorno della settimana.

Il nostro team di segretari e segretarie è formato da impiegati e impiegate della nostra azienda che, da una stessa postazione, realizzano tutte le tradizionali operazioni necessarie per garantire un servizio di gestione delle telefonate professionale e personalizzato.

Quali sono i vantaggi che il servizio di telesegreteria offre a me e ai propri dipendenti?

Esternalizzare il servizio di segreteria ha molti vantaggi sia per le aziende che per i professionisti che ricorrono a questo servizio, nonché per i lavoratori di questo settore.

In breve, la segreteria virtuale:

  • offre la possibilità di garantire un servizio di assistenza telefonica durante le 24 ore per  365 giorni all’anno con un costo ridotto: il suo punto di forza sta nella possibilità di condividere il costo di un assistente personale tra varie aziende offrendo un servizio di alta qualità;
  • ti permette di essere sempre raggiungibile ed informato anche quando sei occupato o fuori sede;
  • crea lavoro perché permette di assumere le persone suddividendo il costo tra vari soggetti, imprese e professionisti.

Chi risponde al telefono?

Gli assistenti sono professionisti capaci di personalizzare il tipo di servizio offerto a seconda del tipo di business per il quale lavorano.

Il nostro gruppo è formato da segretari e segretarie specializzati e formati con il fine di rispondere, nella migliore maniera possibile, a qualsiasi tipo di telefonata, cambiando il tipo di registro a seconda della tipologia della chiamata ricevuta e dell’ambito dell’impresa, interagendo in modo professionale con le persone che chiamano.

Formiamo regolarmente i nostri segretari e ascoltiamo le loro necessità e teniamo presenti i loro punti di vista per migliorare il nostro servizio e poter così assicurare, sia ai clienti che agli stessi impiegati, le migliori condizioni di lavoro e di servizio.

Il nostro servizio di telesegretariato si adatta alle necessità di ogni tipo di società, grandi, piccole e medie imprese e liberi professionisti, al fine di offrire un servizio efficiente alleggerendo il carico di lavoro quotidiano che normalmente grava su di una sola persona, permettendo, inoltre, di contenere i costi di segreteria.

Come funziona il telesegretariato?

Simuliamo una situazione tipo. Sono le 9 di mattina, un cliente chiama il tuo ufficio, nessuno è in sede o semplicemente nessuno può rispondere al telefono, cosa succede?

Nel peggiore dei casi, perdi sia la telefonata che il cliente. Nel migliore dei casi, hai attivato Segretaria24.it!

E qui entra in gioco il nostro team di segretarie e segretari: grazie a un semplice trasferimento di chiamata, la telefonata del tuo cliente viene deviata alla persona incaricata di ricevere le chiamate per tuo conto, che risponderà alla telefonata seguendo le disposizioni da te date. Una volta terminata la chiamata la segretaria o il segretario preparerà un report con tutte le informazioni raccolte durante la telefonata, che ti verrà trasmesso immediatamente nella forma da te scelta: SMS, email o applicazione per smartphone.

Hai ancora dei dubbi sul funzionamento dei servizi di telesegretariato? Siamo a tua completa disposizione per rispondere a tutte le tue domande. Chiamaci o mandaci un messaggio, ci metteremo in contatto con te il prima possibile!

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Giulia Bertani

Giulia Bertani è Assistente Marketing presso Segretaria24.it. In questo blog si occupa di temi di interesse per liberi professionisti e imprenditori che desiderano migliorare la propria produttività e ampliare il proprio portfolio clienti.

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