Domiciliazione sede legale: come funziona e quali sono i vantaggi

Per mantenersi flessibili e svincolati da infrastrutture costose, sempre più professionisti scelgono di domiciliare la propria attività presso un business center. Ma come funziona la domiciliazione legale e cosa prevede?

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La domiciliazione legale consente di utilizzare un indirizzo civico come sede legale di una società. Questo significa che un professionista o un’impresa può utilizzare l’indirizzo che viene loro fornito da un’altra azienda e pubblicarlo su biglietti da visita, carta intestata, siti web e documentazione, anche se l’attività professionale viene svolta da tutt’altra parte.

Insieme al servizio di domiciliazione legale molte aziende offrono anche un comodo servizio di domiciliazione postale e inoltro della posta: una soluzione che sicuramente libera molti professionisti da incombenze di vario tipo, soprattutto economico e logistico.

I vantaggi della domiciliazione fiscale e legale in breve: 

• Risparmio: non hai bisogno di un vero ufficio per la tua attività (niente costi di affitto e manutenzione).
• Immagine: puoi utilizzare un indirizzo prestigioso come sede della tua attività a costi mensili minimi.
• Gestione documentale più efficace: i tuoi documenti ufficiali vengono ricevuti da personale qualificato che provvede ad inoltrarteli su base giornaliera o settimanale e – su richiesta – a digitalizzarli.
• Maggiore sicurezza: i tuoi documenti vengono conservati e archiviati in un luogo presidiato giorno e notte.
• Flessibilità: non devi essere presente in ufficio per ricevere pacchi e corrispondenza; con una semplice procura postale permetterai all’azienda prestatrice di ricevere e gestire la posta a tuo nome.

Scelta e variazione della sede legale: cosa c’è da sapere? 

In primo luogo va detto che l’utilizzo dei servizi di domiciliazione legale è molto meno oneroso e complesso per chi è in fase di lancio e non ha ancora domiciliato la propria attività. Per chi invece desidera fare un cambio di domiciliazione legale, ci sono alcuni fattori da considerare. Primo fra tutti, se le due sedi legali (la vecchia e la nuova) si trovano nello stesso Comune o meno.

Innanzitutto, se la nuova sede legale si trova nello stesso comune della vecchia, è possibile richiedere la variazione senza atto notarile, mentre se la nuova sede legale si trova in un comune diverso è necessario il passaggio con atto notarile, cosa che può comportare anche costi elevati. L’intervento del notaio è obbligatorio anche nel caso di modifica della sede legale all’interno dello stesso comune per le società che nell’atto costitutivo riportano l’indirizzo completo della sede legale (comprensivo di via e numero civico). Per effetto degli artt. 2328, 2463 e 2521 c.c.del DL n. 6/2003 è stato infatti eliminato l’obbligo di indicare l’indirizzo completo nell’atto costitutivo, limitandolo alla semplice indicazione del comune della sede legale. Se l’atto costitutivo non riporta l’indirizzo completo ma soltanto il comune, la richiesta di variazione è meno onerosa e può essere fatta tramite apposita domanda di iscrizione nel Registro delle Imprese con il modello S2.

A questo proposito la Camera di Commercio di Prato mette a disposizione un’utile guida consultabile online a questo indirizzo in cui vengono analizzati tutti i possibili scenari relativi ai cambi di sede societaria. Tutte le imprese hanno comunque l’obbligo di comunicare il cambio di sede legale all’Agenzia delle Entrate e alla Camera di Commercio. Per facilitare e snellire questa comunicazione, il Registro delle Imprese mette a disposizione un comodo sistema di Comunicazione Unica.

La normativa sulla domiciliazione fiscale 

La scelta del domicilio legale prevede anche la scelta della sede presso la quale si desiderano ricevere le notifiche ufficiali e gli atti di valore legale, altrimenti definito Domicilio Fiscale.

La domiciliazione fiscale è regolata dal decreto del Presidente della Repubblica del 29 settembre 1973 n. 600. All’articolo 60 si legge che:

“è in facoltà del contribuente di eleggere domicilio presso una persona o un ufficio nel comune del proprio domicilio fiscale per la notificazione degli atti o degli avvisi che lo riguardano. In tal caso l’elezione di domicilio deve risultare espressamente da apposita comunicazione effettuata al competente ufficio a mezzo di lettera raccomandata con avviso di ricevimento ovvero in via telematica con modalita’ stabilite con provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle entrate.”

Sul sito dell’Agenzia delle Entrate viene riportato inoltre che i contribuenti residenti all’estero possono indicare un indirizzo estero per la ricezione delle notifiche purché non ne abbiano già indicato uno in Italia.

Domicilio fiscale e domicilio legale in breve: 

Persona fisica -> elezione domicilio fiscale presso la sede di un’azienda prestatrice -> la domiciliazione della notifica degli atti deve avvenire presso lo stesso comune della sede fiscale.

Persona giuridica -> elezione domicilio legale presso la sede di un’azienda prestatrice -> la domiciliazione della notifica degli atti deve avvenire presso lo stesso comune della sede legale.

Se quindi il contribuente è una persona fisica titolare di partita Iva (ad esempio un professionista), può stabilire il domicilio per le notifiche presso un altro ufficio, a patto che si trovi nello stesso Comune del suo domicilio fiscale. La cosa è diversa per le persone giuridiche: in questo caso infatti la notificazione degli atti deve avvenire presso un indirizzo sul territorio del Comune della sede legale. Un’azienda in fase di lancio può quindi domiciliarsi presso la sede di un’aziena prestatrice, eleggendola al contempo a domicilio legale e fiscale.

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 Come eleggere il domicilio fiscale per la notifica degli atti 

Sia che si tratti di persone fisiche o giuridiche, in entrambi i casi è necessario comunicare all’Agenzia delle Entrate i dati relativi al domicilio scelto per la notifica degli atti. Per farlo bisogna compilare un modulo e inviarlo tramite raccomandata con avviso di ricevimento all’Agenzia delle Entrate competente.

Qui si può scaricare il modello per comunicare il domicilio fiscale all’Agenzia delle Entrate.

È importante allegare alla raccomandata anche la fotocopia del documento di identità del soggetto che lo firma. Chi invece desidera comunicare il domicilio fiscale per via telematica può farlo utilizzando l’apposito software presente sul sito www.agenziaentrate.gov.it utilizzando le proprie credenziali d’accesso.