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Come evitare le distrazioni sul lavoro

Sebbene all’apparenza possa sembrare innocuo e persino inevitabile, cedere alle distrazioni in ufficio può seriamente compromettere la nostra produttività e pregiudicare la qualità del nostro lavoro.

Ci sono giornate in cui dedicarsi al lavoro sembra impossibile: soprattutto quando l’incarico è poco stimolante, ogni occasione è buona per concederci una pausa. Secondo la ricerca in media siamo vittime della distrazione ogni undici minuti e questo finisce per farci perdere oltre due ore e mezza di lavoro al giorno, che sommate al tempo perso a causa delle interruzioni dovute a telefono, email e richieste da parte dei colleghi riducono drasticamente la produttività delle nostre giornate lavorative.

Individuare le fonti di distrazione

Il primo passo per sconfiggere la distrazione è essere onesti con noi stessi riguardo il tempo che dedichiamo alle attività extra-lavorative. Attenzione però, la nostra percezione può trarci in inganno, soprattutto riguardo al tempo passato sui social: meglio affidarsi a uno strumento come RescueTime, che una volta installato sul computer è in grado di monitorare tutte le applicazioni utilizzate e gli indirizzi web visitati per darci un quadro dettagliato del modo in cui impieghiamo il tempo passato alla scrivania.

Una volta identificate le nostre principali fonti di distrazione possiamo usare applicazioni come Freedom per bloccare l’accesso a certi siti e software durante fasce orarie prestabilite, per aiutarci a resistere alle tentazioni e incoraggiarci a dedicare più tempo e attenzione al nostro lavoro. E se scopriamo che il problema è il nostro smartphone? Niente paura, Stayfocusd garantisce le stesse funzionalità di Freedom anche sulle piattaforme mobile.

Programmare pause regolari

Per quanto possa sembrare controintuitivo, uno dei mezzi più efficaci per ridurre le distrazioni è quello di concedersi regolarmente dei momenti di pausa dal lavoro. Cedere alle distrazioni è il modo che il nostro cervello ha per dirci che abbiamo bisogno di staccare dal compito che abbiamo sotto mano e recuperare energie mentali.

Studi scientifici dimostrano che la nostra concentrazione segue un ciclo di circa 90 minuti, passati i quali diventa molto più difficile lavorare produttivamente ed è anzi consigliabile concedersi una breve pausa, preferibilmente lontano da schermi e dispositivi elettronici. Approfittiamone per sgranchire le gambe e fare qualche esercizio di stretching: l’attività fisica, anche se dura soltanto pochi minuti, favorisce la concentrazione e allontana lo stress.

Concedersi del tempo offline

Uno dei peggiori nemici della concentrazione è il continuo flusso di notifiche in arrivo da email e social: dopo aver ricevuto la notifica dell’arrivo di un nuovo messaggio o della pubblicazione di un nuovo post servono infatti quasi 25 minuti per ritrovare la concentrazione.

Non è necessario rinunciare del tutto alle comunicazioni con il mondo esterno, ma è importante poter contare su una finestra di tempo offline, senza distrazioni, durante la quale dedicarci agli incarichi più importanti in programma per la giornata. Se l’idea di disattivare le notifiche o di silenziare il telefono ci spaventa perché temiamo di perdere chiamate o messaggi urgenti, la soluzione è semplice: rivolgiamoci a un servizio di segretariato virtuale in grado di occuparsi della ricezione delle telefonate e dei messaggi, in modo da avere la tranquillità necessaria per dedicarci ai compiti più impegnativi.

Limitare il rumore

È noto che il rumore ha un effetto deleterio sulla produttività, ma sebbene tutti sappiano che un elevato rumore ambientale è capace di rompere anche il più profondo degli stati di concentrazione, pochi sono consapevoli delle sue ripercussioni negative sulla pressione sanguigna, sul sistema circolatorio e sulle capacità cognitive.

Proteggersi dal rumore ambientale non è difficile: oltre a dotarci di cuffie antirumore, consideriamo la possibilità di cambiare l’assetto o la posizione della nostra postazione di lavoro per diminuire il rumore al quale siamo esposti nel corso della giornata. Se il nostro lavoro prevede una certa flessibilità di orario, approfittiamo dei momenti in cui l’ufficio è semi-vuoto (ad esempio, di mattina presto o in tarda serata) per dedicarci ai compiti più impegnativi.

Circondarsi di persone produttive

La produttività non è solo una questione di disciplina personale, ma anche di ambiente: se siamo circondati di collaboratori inclini alle distrazioni, sarà più facile anche per noi cedere alla tentazione di prenderci più pause del dovuto. Al contrario, lavorare con persone che si impegnano per usare al meglio il tempo passato in ufficio può innescare un circolo virtuoso e incoraggiarci a lavorare con maggiore concentrazione.

Studiamo le abitudini di chi è meno soggetto alle distrazioni di noi, cercando di copiare le strategie che mette in atto per rimanere concentrato. Se nemmeno l’ispirazione dei colleghi più produttivi funziona possiamo sempre ricorre a una terapia d’urto come quella di posizionare il nostro schermo in modo tale da renderlo visibile ai nostri colleghi: numerosi studi dimostrano che quando ci sentiamo osservati tendiamo a concederci un minor numero di distrazioni.

 

 

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Giulia Bertani

Giulia Bertani è Assistente Marketing presso Segretaria24.it. In questo blog si occupa di temi di interesse per liberi professionisti e imprenditori che desiderano migliorare la propria produttività e ampliare il proprio portfolio clienti.

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