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App Segretaria24: un’assistente virtuale sempre in tasca

In un solo decennio gli smartphone sono passati da status symbol a elemento irrinunciabile della nostra vita quotidiana, un fenomeno impensabile fino a qualche decennio fa.

A dieci anni dall’uscita del primo iPhone, infatti, più del 50% della popolazione mondiale ha in tasca, o a portata di mano, uno strumento in grado di accedere, in pochi secondi, a una quantità inimmaginabile di informazioni e funzionalità.

Oggi, gli smartphone permettono di chiamare o inviare messaggi ad amici e familiari in qualsiasi momento e di accedere ad Internet da qualsiasi luogo, offrendoci infinite occasioni di svago e di socializzazione. Grazie alle migliaia di applicazioni disponibili, ogni smartphone può trasformarsi in un mezzo per gestire qualsiasi aspetto della vita quotidiana: dalla lista della spesa alla lettura del giornale, dalle ricette all’organizzazione delle vacanze.

La diffusione degli smartphone nel mondo del lavoro

Ma se è nella sfera privata che l’uso degli smartphone ha fatto più prepotentemente sentire il suo impatto, è stato l’ambito lavorativo a trarre maggiormente vantaggio dalla loro introduzione.

Lo smartphone ha, per moltissimi professionisti, sostituito l’antiquata agenda e mandato in pensione il calendario cartaceo grazie ad applicazioni come Google Calendar e Apple Calendar, strumenti progettati per gestire appuntamenti e impegni in modo facile e veloce. Inoltre, la maggior parte degli italiani preferisce leggere e inviare email dal proprio smartphone, anziché dalla propria postazione desktop, anche quando si tratta di email di lavoro. Persino gli scanner sono stati resi obsoleti dall’introduzione di applicazioni pensate per scansionare e inviare documenti direttamente dal proprio dispositivo smart.

I vantaggi per la produttività

I vantaggi di usare uno smartphone per gestire necessità e impegni lavorativi sono innegabili: la praticità di usare un unico strumento per diverse funzioni evita l’ingombro di molteplici dispositivi e la possibilità di effettuare frequenti backup limita al minimo la possibilità di perdere il proprio lavoro a causa dello smarrimento della propria agenda o del proprio blocco per appunti.

Ma soprattutto, gli smartphone offrono un’adattabilità con la quale gli strumenti tradizionali, come agende, calendari e segreterie telefoniche, non possono competere. Pensiamo alla necessità di dover spostare un appuntamento: con un calendario digitale per smartphone bastano pochi clic, mentre con un’agenda è necessario cancellare e riscrivere tutto da capo, magari dovendo aggiornare anche il proprio calendario. Senza parlare poi della facilità e dell’immediatezza nella condivisione garantita dagli smartphone, che permettono di inviare e ricevere documenti e informazioni in qualsiasi momento.

La tua segretaria, sempre con te

Proprio per queste ragioni Segretaria24 ha deciso di mettere a disposizione di tutti i suoi utenti un’applicazione per smartphone (Android e iOs) che permette di avere sempre sotto controllo tutte le funzionalità dei propri servizi di segretariato a distanza.

L’app di Segretaria24 è un vero e proprio centro operativo virtuale: è infatti possibile ricevere informazioni in tempo reale sulle chiamate in entrata e consultare l’archivio delle chiamate, nonché accedere ai messaggi ricevuti dai propri clienti e collaboratori, per decidere se e quando richiamare chi ha cercato di mettersi in contatto con noi. L’applicazione permette anche di impostare e cambiare il messaggio di benvenuto usato dalle segretarie, nonché di gestire la propria lista VIP, ossia la lista di contatti ad alta priorità, le cui chiamate devono essere inoltrate anche quando non si è disponibili per ricevere telefonate di lavoro.

Con pochi semplici clic è possibile gestire la propria agenda giornaliera, programmando e modificando la propria disponibilità a seconda degli impegni della giornata, con la possibilità di cambiare le proprie impostazioni nel caso si verifichino imprevisti o improvvisi cambiamenti di piani. Condividendo il proprio calendario tramite l’applicazione è possibile delegare alle segretarie del servizio Segretaria24 la gestione della propria agenda appuntamenti, risparmiando tempo prezioso da dedicare ad altri impegni.

L’app di Segretaria24 è il modo migliore per usufruire al massimo di tutte le funzionalità del servizio di segretariato a distanza e godere di tutti i vantaggi di un’assistente personale sempre a tua disposizione, in ogni momento della giornata.

 


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    Giulia Bertani

    Giulia Bertani è Assistente Marketing presso Segretaria24.it. In questo blog si occupa di temi di interesse per liberi professionisti e imprenditori che desiderano migliorare la propria produttività e ampliare il proprio portfolio clienti.

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