5 strategie per smettere di procrastinare. Ovvero come non rimandare a domani quello che potresti fare oggi

Fastidiosi, noiosi, difficili. Di fronte alla necessità di portare a termine compiti o impegni sgraditi, molti di noi hanno la tendenza a procrastinare, ovvero a rimandare la loro realizzazione ad un secondo momento (solitamente non ben definito).

Purtroppo però, rimandare simili impegni molto spesso non fa che aggiungere stress allo stress. Un impegno rinviato, infatti, con il tempo diventa sempre più difficile da risolvere, finendo per crearci ancora più problemi.

È quindi consigliabile individuare le cause della procrastinazione ed elaborare delle strategie per contrastarla.

 1. Rimandi i tuoi impegni per mancanza di tempo e perché sei pieno di cose da fare

Una scusa molto „in voga“ tra i procrastinatori, e che ciascuno di noi avrà già usato almeno una volta nella vita, è che a causa di impegni più importanti siamo “rimasti indietro” con il lavoro. Che fare allora?

In questi casi, cerca di individuare il motivo preciso che ti blocca nella realizzazione di un impegno indesiderato e, soprattutto se si tratta di un impegno molto importante per la tua attività, delegane la realizzazione a una persona fidata.

A volte è anche utile segnare un appuntamento fisso nel proprio calendario, che ci ricordi di dover “assolutamente” portare a termine quell’impegno entro una data stabilita. Bisogna anche cercare di capire se gli altri impegni che abbiamo pianificato, e che ci fanno dire di “non avere tempo a disposizione”, siano effettivamente più urgenti e più importanti degli impegni indesiderati che scegliamo di rimandare.

In questo caso è di aiuto la categorizzazione degli impegni secondo la cosiddetta Matrice di Eisenhower, una strategia di pianificazione che ci aiuta a stabilire le giuste priorità e ad ordinare i nostri impegni in maniera sensata.

Un consiglio: La mancanza di tempo ha sempre due cause: o troppi impegni da portare a termine, o una scarsa produttività. La seconda è sempre la più difficile da ammettere e da riconoscere, ma è anche la più diffusa. L’interruzione dovuta a una telefonata, ad esempio, comporta una perdita di produttività (e di tempo) maggiore di quanto siamo portati a credere. Anche se ci intratteniamo al telefono soltanto per 2 minuti, al termine di ogni telefonata il nostro cervello impiega circa 10-15 minuti per ritrovare la concentrazione e riprendere il lavoro dove lo avevamo interrotto.

Se, facendo un esempio, il nostro telefono suonasse 6 volte al giorno, nella nostra giornata butteremmo via almeno un’ora di lavoro produttivo. Per evitare simili interruzioni e sfruttare il proprio tempo nella maniera più produttiva possibile è consigliabile delegare la gestione del telefono a un servizio di segretariato a distanza come quello fornito dalle segretarie di Segretaria24.it. Oltre ad avere più tempo a disposizione, saremo sicuri che i nostri clienti verranno accolti al telefono sempre secondo i più alti standard di professionalità (cosa che, detto per inciso, non sempre si riesce a garantire quando si risponde al telefono mentre si è impegnati a svolgere altre attività).

2. Rimandi determinati impegni perché non ti piacciono

Ci sono molte guide in Internet che consigliano di non prenderci impegni lavorativi che non ci piacciono, e fare soltanto quello che amiamo fare. Noi invece vogliamo essere più realisti e guardare in faccia la realtà: nel lavoro come nella vita privata, ciascuno di noi si troverà prima o poi ad affrontare impegni che non ama particolarmente, che non potrà delegare a terzi, e che dovrà portare a termine in prima persona.

Se ti trovi in questa situazione puoi procedere in diversi modi:

  • Concentrati sulla sensazione di sollievo che proverai quando avrai portato a termine l’impegno sgradito.
  • Pensa alle conseguenze negative che potrebbe avere il rimandare i tuoi impegni ancora di un giorno.
  • Fai finta di avere meno tempo a disposizione per portare a termine i tuoi impegni. (La tattica è la stessa di chi mette il proprio orologio avanti di 10 minuti per impedirsi di arrivare in ritardo!).

3. Rimandi i tuoi impegni perché non sei motivato a portarli a termine

In questo caso è consigliabile cercare di “semplificare” i propri impegni, e di “sezionarli”, dividendoli cioè in attività più piccole da portare a termine un po’ alla volta. Dedica a ciascuna di queste singole attività un massimo di 30 minuti. Inoltre, inizia sempre dall’attività più semplice, che fungerà da appiglio per poter intraprendere i passaggi successivi. Vedrai che una volta ingranata la marcia non troverai poi così difficile proseguire.

4. Rimandi determinati impegni perché li consideri poco importanti

Qui torna in gioco la matrice di Eisenhower. Fatti questa domanda: nel peggiore dei casi, cosa succederebbe se non portassi a termine questo compito? Si tratta forse di un’attività che hai classificato come “non importante e non urgente”? Anche se così fosse, prima di rinunciare del tutto a portarla a termine, cerca di ricordarti cosa ti aveva portato a segnare quell’attività sulla tua agenda o sulla tua lista di cose da fare.

5. Rimandi un impegno perché non sai come affrontarlo

Di primo acchito questo sembra essere un buon motivo per arrendersi di fronte a un compito che ci è stato assegnato. “Non ho idea di cosa dovrei fare, quindi non posso nemmeno portare a termine questo compito”. Ovviamente però, ci sono situazioni in cui non è possibile fornire “scuse” del genere. Anche in questo caso la soluzione più semplice sarebbe quella di rivolgersi ad un esperto del settore e delegargli i nostri impegni. Se questo non è possibile, prenditi del tempo per effettuare delle ricerche in Internet oppure chiedi ad amici o conoscenti che possiedono il giusto know-how di fornirti consigli e supporto. Nel caso in cui ti trovassi ad affrontare simili impegni a lungo termine potresti considerare la possibilità di frequentare workshop e seminari per acquisire l’esperienza necessaria.

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Giulia Bertani

Giulia Bertani è Assistente Marketing presso Segretaria24.it. In questo blog si occupa di temi di interesse per liberi professionisti e imprenditori che desiderano migliorare la propria produttività e ampliare il proprio portfolio clienti.

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