Il servizio di segretariato a distanza:
come e quando usarlo
La tua segretaria online può supportarti in diversi modi e nelle situazioni più disparate a seconda delle tue necessità personali: può esserti d’aiuto come linea d’emergenza 24 ore su 24, come accoglienza telefonica per i tuoi clienti stranieri, o essere un prezioso supporto in caso di malattia, ferie, o assenze impreviste e sostituire così temporaneamente il tuo personale di segreteria.
La versatilità del nostro servizio di segretariato virtuale lo rende adatto a soddisfare le esigenze di ogni professionista. Ogni giorno migliaia di avvocati, medici, commercialisti, piccoli imprenditori etc. si rivolgono a noi per affidarci la gestione del telefono e della clientela.
dal vivo gratis!
Visita il nostro Glossario per scoprire tutte le mansioni di una segretaria a distanza, oppure consulta la pagina sottostante: vi troverai alcuni esempi di successo che illustrano come i nostri clienti utilizzano il nostro servizio di segretariato telefonico, sfruttandone al massimo le possibilità.
Dopo aver passato in rassegna tutti gli esempi di utilizzo, attiva il trasferimento di chiamata e prova in prima persona l'utilizzo che fa più al caso tuo. Il Live Test gratuito è pensato appositamente per permetterti di provare "sul campo" l'efficacia del nostro servizio di segreteria. Sarai tu a decidere come e quando usarlo, prova ora!
Hai delle domande sui nostri servizi telefonici?
Linea telefonica 24h su 24
Per attività come quelle degli amministratori condominiali, servizi di soccorso stradale o di pronto intervento, veterinari o ambulatori privati è assolutamente necessario disporre di una linea telefonica attiva 24 h su 24. In questi casi Segretaria24 è una soluzione professionale e conveniente. Ma anche in settori in cui la reperibilità continuativa non è vista come uno “standard”, una linea telefonica attiva 24h su 24 può aumentare la soddisfazione del cliente e determinare un significativo vantaggio sulla concorrenza.
Acquisizione ordini e gestione agenda online
Un segretariato telefonico è molto di più di una semplice segreteria telefonica. Su richiesta la tua segretaria a distanza fissa appuntamenti per te (che vengono salvati in tempo reale nel tuo Calendario Google), acquisisce gli ordini, comunica a ciascun chiamante un messaggio personalizzato seguendo le tue indicazioni, e smista le telefonate tra i tuoi collaboratori a seconda della problematica avanzata dal chiamante. Una segreteria virtuale è anche adatta a servire da filtro e aiutarti così a dare priorità alle richieste più importanti.
Servizio di sostituzione in caso di assenza
Nei periodi di ferie, malattia o maternità del personale di segreteria, in molti studi o uffici il carico di lavoro si fa più pressante. Ma non deve essere sempre così! Il servizio di segretariato di Segretaria24 può essere attivato in meno di 10 minuti e si integra perfettamente a diverse situazioni e alle dinamiche lavorative più varie. Potrai dire addio alle assenze impreviste e in qualsiasi circostanza avrai sempre una segretaria a portata di clic.
Centralino virtuale e servizio di smistamento chiamate
Anche nelle ore di punta gestiamo tutte le tue telefonate: accogliamo i tuoi clienti, e li inoltriamo al reparto di competenza o al collaboratore richiesto. Prima di passarti la telefonata, la tua segretaria virtuale ti anticipa la richiesta avanzata dal chiamante, permettendoti di decidere se accettare la telefonata o riferire un messaggio specifico. Inoltre, grazie al nostro servizio di segretariato per collaboratori, al termine di ogni chiamata inviamo una notifica esclusivamente alla persona o al reparto interessati.
Servizio di backoffice nelle ore di punta
Puoi impostare il tuo trasferimento di chiamata in modo da deviare a Segretaria24 soltanto quelle telefonate alle quali non riesci a rispondere, magari perché ti trovi in una zona dove il telefono non prende, oppure sei occupato in altra conversazione, o semplicemente non fai in tempo a rispondere. In questo modo sarai sempre sicuro di non perdere telefonate importanti e sarai sempre reperibile per i tuoi potenziali clienti.
Ottimizza l'impiego della tua segretaria
Hai già una segretaria? Puoi utilizzare Segretaria24 per supportare il tuo personale di segreteria durante le pause pranzo, al di fuori dei normali orari d’ufficio, o nei periodi di ferie o maternità. In molti studi professionali la segretaria è una figura altamente qualificata, che svolge anche mansioni di una certa responsabilità. In questi casi puoi usare il nostro segretariato a distanza per permettere alla tua segretaria di concentrarsi sulle mansioni più delicate e lavorare indisturbata, senza dover continuamente rispondere al telefono. Leggi di più sull'utilizzo dei nostri servizi di segretariato a supporto del personale in sede.
In fasi di concentrazione e durante appuntamenti importanti
Il telefono che squilla durante un colloquio con un cliente, o peggio ancora rispondere al telefono durante un appuntamento, può essere percepito dal nostro interlocutore come un segnale di scarsa considerazione. Non esitare a spegnere il telefono quando devi concentrarti completamente sui tuoi clienti! La tua segretaria a distanza gestirà con cura le tue telefonate lasciandoti tutto il tempo necessario a coltivare al meglio le tue relazioni lavorative. Inoltre, puoi usare il nostro servizio anche soltanto nelle fasi in cui devi concentrarti su un progetto importante e non vuoi essere interrotto. In questo modo ottimizzerai il tuo tempo e le tue energie!
