Glossario dei servizi di segretariato a distanza

Cos’è una segreteria virtuale?

Una segreteria virtuale è un servizio di segretariato fornito a distanza tramite strumenti online e applicazioni web. Per segreteria virtuale si intende un insieme di servizi di segretariato classici (come la ricezione di fax, la gestione degli appuntamenti, lo smistamento delle telefonate, la comunicazione di messaggi ai clienti, ecc.) che vengono svolti da una cosiddetta segretaria virtuale. Quest’ultima è una vera e propria segretaria che lavora da una posizione dislocata rispetto a quella del cliente finale, e che utilizza determinati software per svolgere le sue mansioni.

La segreteria virtuale intesa in questo senso non deve quindi confondersi con i servizi offerti dalle segreterie universitarie amministrative che mettono a disposizione un portale online. Si tratta piuttosto di un servizio di segretariato in outsourcing dove l’utente finale è un professionista o un piccolo imprenditore che si affida ad aziende specializzate per gestire il contatto con i propri clienti.  

Come funziona un servizio di segreteria virtuale?

I servizi di segreteria virtuale funzionano grazie alla tecnologia VoIP. Da parte dell’utilizzatore finale, per poter utilizzare un servizio di segreteria virtuale basta una linea telefonica e una casella di posta elettronica. Tramite un semplice trasferimento di chiamata il cliente attiva il servizio di segreteria virtuale a seconda delle proprie necessità, a volte utilizzando una semplice applicazione smartphone come nel caso dei servizi di segreteria virtuale offerti da Segretaria24.

Grazie alla comoda applicazione per smartphone il cliente di Segretaria24 non deve far altro che premere un pulsante per attivare il proprio servizio di segretariato. Una comunicazione diretta con la segretaria non è necessaria dal momento che l’inoltro delle telefonate avviene in automatico tramite un software, cosa che permette una elaborazione più snella delle richieste personali del cliente. Tramite l’applicazione è inoltre possibile inviare nuove indicazioni alla segretaria virtuale, come nuovi messaggi da comunicare a chi chiama in base agli orari e agli impegni del giorno.  

La segreteria virtuale e il virtual office sono la stessa cosa?

Il concetto di virtual office, o ufficio virtuale, viene spesso confuso con quello di segreteria virtuale. Si tratta in effetti di due servizi complementari e che rispondono a esigenze simili. Vediamo quindi di fare un po’ di chiarezza. Mentre i servizi di segreteria virtuale si incentrano principalmente sulla gestione delle telefonate e del rapporto con il cliente, i servizi di virtual office forniscono al cliente anche una presenza “fisica” sul posto, mettendo a loro disposizione un indirizzo business da utilizzare come sede secondaria della propria attività. I servizi di virtual office includono solitamente sempre anche un servizio di segreteria, completandolo con tutta una serie di servizi legati alla domiciliazione aziendale, come la ricezione e l’inoltro della corrispondenza.