Fax virtuale - Glossario di Segretaria24

Con il termine fax virtuale (conosciuto anche come efax, web fax o fax online) si intende l'utilizzo della tecnologia Internet per l'invio di fax. Oltre a costituire una nuova e moderna tecnica di risparmio, il fax virtuale garantisce a chi lo usa una mobilità ottimale che ben si adatta alle esigenze dei professionisti che sono spesso in viaggio per lavoro.

Questa tecnologia offre infatti la possibilità di risparmiare sui costi della carta per l'invio della documentazione; non presuppone la presenza di una linea fax dedicata né di una macchina fax apposita (con conseguente risparmio dei costi dei toner); permette di inviare e ricevere fax da dispositivi mobili come smartphone e tablet, o da qualsiasi altra postazione che abbia un accesso a Internet.

Il servizio di segretariato a distanza di Segretaria24 comprende anche un servizio di fax virtuale: il cliente può scegliere il prefisso telefonico del fax, e all'occorrenza pubblicizzare il numero di fax sul proprio sito web o su bigliettini da visita. 

Come funziona il fax virtuale?

Ogni cliente di Segretaria24 ha un accesso riservato al proprio portale cliente, che presenta le funzionalità di un vero e proprio ufficio online. Ogni volta che si riceve un fax virtuale il cliente lo visualizza nella sua Casella postale alla voce "Posta in entrata", proprio come se si trattasse di una normalissima e-mail.

Per inviare un fax virtuale basta selezionare la casella FAX nella parte centrale in alto alla pagina. Si aprirà la schermata di invio fax:

1) Nel campo Destinatario, inserire il numero di fax al quale si vuole inviare il fax comprensivo di prefisso internazionale, ad es: 00390212345678910. È importante evitare di inserire trattini o segni di separazione (- / _)

2) Cliccando su Rubrica si avrà la possibilità di selezionare il destinatario dalla lista dei propri contatti (che dovranno essere stati precedentemente salvati nel portale cliente). Assicurarsi che il numero di telefono del destinatario salvato in Rubrica contenga il prefisso internazionale. In caso contrario, aggiungerlo.

3) Cliccare il pulsante Browse (sfoglia) per selezionare il file presente sul proprio PC o dispositivo mobile che si vuole inviare tramite fax. Importante! : affinché l'invio vada a buon fine, il file dev'essere già stato salvato in formato PDF. A volte però alcuni PDF sono particolarmente pesanti e bloccano l'invio del fax. In questi casi consigliamo di utilizzare PDF24, un convertitore di documenti in formato pdf facile da usare e compatibile al 100% con il nostro sistema di fax virtuale. PDF24 è inoltre gratuito al 100% ed è disponibile per tutti i comuni sistemi operativi.

4) Dopo aver selezionato il file in pdf da inviare, cliccare sul pulsante Aggiungi. Dopo qualche secondo il nome del file selezionato apparirà nel riquadro sottostante, dove al momento si legge "nessun allegato".

5) Volendo, si può inserire un oggetto per informare il destinatario del contenuto del fax usando l'apposito campo Oggetto.

6) Cliccare su Invia.

7) Nel menu a sinistra del portale cliente cliccare la voce Casella postale, e controllare che il fax appena inviato sia presente nella propria Posta in uscita.

8) Come un normalissimo fax, anche un fax virtuale può impiegare qualche minuto prima di essere inviato. Una volta che l'invio sarà andato a buon fine il fax apparirà nella sezione Posta inviata.