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Come una segretaria virtuale può far crescere la tua attività

Un servizio di segretariato virtuale può sostenere la crescita della tua attività professionale offrendoti tutti i benefici di un’assistente personale in carne e ossa senza limiti di orario e senza spese fisse.

Un’immagine professionale per la tua attività

Poiché gran parte del lavoro di un libero professionista si svolge a diretto contatto con i clienti, il successo della sua attività dipende in larga misura dalla capacità di stabilire con loro un rapporto di fiducia, grazie anche a un’immagine professionale. Da questo punto di vista, le prime parole con le quali un cliente viene accolto quando contatta uno studio professionale possono essere determinanti: la formula di risposta, il tono e le stesse modalità di gestione della chiamata rappresentano infatti un vero e proprio biglietto da visita, che influenza significativamente la percezione che il cliente ha del professionista.

Un servizio di segretariato virtuale contribuisce a creare un’immagine professionale solida e affidabile per la tua attività perché delega la gestione delle chiamate a personale specializzato nella comunicazione d’impresa e nel customer care, capace di accogliere e assistere i clienti a tuo nome con la massima cortesia e professionalità.

 

La massima reperibilità, il minimo stress

Uno studio condotto da Deutsche Telekom su liberi professionisti e piccole imprese ha evidenziato che la disponibilità al contatto telefonico è un aspetto decisivo per i clienti: di fronte a un tentativo di contatto telefonico fallito, il 28% dei potenziali clienti decide di rivolgersi a un altro professionista. Assicurarsi la massima reperibilità è quindi una priorità irrinunciabile sia per chi è agli inizi della carriera che per i professionisti affermati, ma può essere estremamente impegnativo sia dal punto di vista economico che organizzativo, soprattutto al di fuori dei tradizionali orari d’ufficio e durante i periodi di ferie.

 

Un servizio di segretariato a distanza di qualità rappresenta la soluzione perfetta al problema della reperibilità, perché garantisce una copertura oraria totale durante l’intero arco della giornata, ma anche in occasione delle festività e nei periodi di ferie. Fornendo alla segretaria istruzioni precise per il filtraggio e l’inoltro delle telefonate potrai assicurarti che ti vengano inoltrate soltanto le chiamate relative a situazioni d’emergenza e sarai libero di goderti a pieno le vacanze o i momenti di riposo.

 

Abbatti le spese, risparmiando sui costi fissi

Nonostante la percezione comune dei liberi professionisti come categoria privilegiata, la necessità di sobbarcarsi i costi legati all’esercizio della libera professione è ancora uno degli ostacoli più difficili da superare per tutti coloro che desiderano mettersi in proprio. Un libero professionista è infatti tenuto a versare una quota di iscrizione annuale al proprio Ordine, a dotarsi di una polizza di responsabilità professionale e deve sostenere personalmente tutte le spese di gestione dell’attività: imposte e contributi, affitto dei locali, pagamento delle utenze e dei servizi, licenze software, nonché le spese legate all’assunzione dell’eventuale personale di segreteria.

Ciò che spesso si tralascia di considerare è che i costi di gestione di un’attività da libero professionista non sono proporzionali ai guadagni e devono essere sostenuti anche nei periodi di minor fatturato o di scarsa attività. Affidare gli incarichi di segretariato a un servizio esterno assicura un significativo risparmio rispetto alle spese di assunzione, formazione e mantenimento di una segretaria e permette di pagare soltanto per i servizi effettivamente utilizzati, ottimizzando le spese e contribuendo a tagliare i costi.

 

Più valore al tuo tempo, più tempo per il tuo lavoro

La risorsa più preziosa per un libero professionista è il suo tempo e il successo della sua attività è strettamente legato alla sua capacità di gestire al meglio orari e impegni. Questo perché il tempo che ciascun professionista ha a disposizione ogni giorno è limitato e ancor più limitato è il tempo che è in grado di impiegare produttivamente, per questioni sia pratiche che fisiologiche.

E il tempo ha un valore: per un libero professionista il cui compenso orario è di 100 euro l’ora, ad esempio, un quarto d’ora passato al telefono per fissare un appuntamento equivale a 25 euro di potenziali guadagni andati perduti. Per questo, come abbiamo già avuto occasione di sottolineare, una delle qualità più importanti per il successo nell’ambito della libera professione è la capacità di saper delegare tutte le attività che consumano risorse senza creare valore. Una segretaria virtuale a distanza è in grado di occuparsi al posto tuo di attività come la gestione delle telefonate e degli appuntamenti, assicurandoti la tranquillità necessaria per dedicare il tempo passato in ufficio a ciò che più conta: il tuo lavoro.

Segretaria24 ha ideato un servizio di segretariato a distanza pensato su misura per liberi professionisti e in grado di occuparsi della gestione delle telefonate e degli appuntamenti, così come della ricezione dei fax e dell’invio di documenti. Per maggiori informazioni, prenota una consulenza personalizzata o approfitta della prova gratuita dal vivo per testare la qualità del servizio.

 

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Giulia Bertani

Giulia Bertani è Assistente Marketing presso Segretaria24.it. In questo blog si occupa di temi di interesse per liberi professionisti e imprenditori che desiderano migliorare la propria produttività e ampliare il proprio portfolio clienti.

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