Gestione dell’ufficio

Chi di noi non ha mai sperimentato la sensazione di essere completamente assorto in un’attività al punto da dimenticare tutto ciò che lo circonda, senza neppure accorgersi dello scorrere del tempo? Questo stato di assoluta concentrazione viene chiamato flow ed è la chiave per raggiungere la massima produttività. 

Un servizio di segretariato a distanza può aiutarci a ottimizzare il nostro tempo, soprattutto se adottiamo l’abitudine di delegare alla segretaria i compiti organizzativi che ogni giorno ci sottraggono minuti preziosi.

In poco più di vent’anni, la posta elettronica è diventata uno dei principali strumenti di comunicazione usati nel mondo: si calcola che le email inviate ogni giorno ammontino a oltre 269 miliardi e che l’impiegato medio ne riceva più di 120 nel corso di una giornata lavorativa tipica.

Sono molte le ragioni che possono portare, giustificatamente e senza preavviso, ad assentarsi dal lavoro per periodi più o meno lunghi, ma per far sì che l’assenza di un dipendente non si ripercuota negativamente sulla produttività aziendale è necessario un efficace piano d’azione.

Che il design dell’ufficio sia in grado di influenzare, sia in positivo che in negativo, il benessere e la produttività di chi ci lavora è ormai cosa nota, ma sempre più studi rivelano il sorprendente impatto della presenza di fiori e piante negli ambienti di lavoro. 

Una scrivania ordinata e sgombra da pratiche e cartelle, documenti facilmente accessibili e condivisibili, ridotto impatto ambientale: questi sono alcuni dei vantaggi di un ufficio senza carta. Sebbene molti la considerino ancora un’utopia, l’ufficio paperless è un obiettivo sempre più realistico, che comporta innumerevoli benefici in termini di produttività.

Rispetto al resto dell’Europa, le aziende italiane sono ancora indietro sul fronte digitalizzazione: oltre la metà dei documenti in uso nelle aziende italiane è in formato cartaceo e il 42% dei processi produttivi si basa ancora sull’impiego della carta.