Gestione dell’ufficio

Un servizio di segretariato a distanza può aiutarci a ottimizzare il nostro tempo, soprattutto se adottiamo l’abitudine di delegare alla segretaria i compiti organizzativi che ogni giorno ci sottraggono minuti preziosi.

In poco più di vent’anni, la posta elettronica è diventata uno dei principali strumenti di comunicazione usati nel mondo: si calcola che le email inviate ogni giorno ammontino a oltre 269 miliardi e che l’impiegato medio ne riceva più di 120 nel corso di una giornata lavorativa tipica.

Sono molte le ragioni che possono portare, giustificatamente e senza preavviso, ad assentarsi dal lavoro per periodi più o meno lunghi, ma per far sì che l’assenza di un dipendente non si ripercuota negativamente sulla produttività aziendale è necessario un efficace piano d’azione.

Che il design dell’ufficio sia in grado di influenzare, sia in positivo che in negativo, il benessere e la produttività di chi ci lavora è ormai cosa nota, ma sempre più studi rivelano il sorprendente impatto della presenza di fiori e piante negli ambienti di lavoro. 

Una scrivania ordinata e sgombra da pratiche e cartelle, documenti facilmente accessibili e condivisibili, ridotto impatto ambientale: questi sono alcuni dei vantaggi di un ufficio senza carta. Sebbene molti la considerino ancora un’utopia, l’ufficio paperless è un obiettivo sempre più realistico, che comporta innumerevoli benefici in termini di produttività.

Rispetto al resto dell’Europa, le aziende italiane sono ancora indietro sul fronte digitalizzazione: oltre la metà dei documenti in uso nelle aziende italiane è in formato cartaceo e il 42% dei processi produttivi si basa ancora sull’impiego della carta.