Guida al Lean Thinking: per una migliore organizzazione aziendale

Il „Lean Thinking“ (in italiano „pensiero snello“) è una filosofia aziendale ispirata al Toyota Production System e basata su alcuni principi volti a eliminare gli sprechi e a ridurre la complessità dei processi produttivi. Oltre all’obiettivo di una semplificazione, il Lean Thinking si prefigge di creare, all’interno di un’azienda o di un’organizzazione, delle condizioni ideali affinché il numero delle attività non produttive venga ridotto al minimo, e diventi quindi possibile concentrarsi unicamente sul core business e sulle attività a maggior valore aggiunto.

Lean Thinking e lavoro d’ufficio

Applicato alla vita lavorativa quotidiana, il metodo del Lean Thinking può aiutare molti imprenditori e liberi professionisti a migliorare la propria organizzazione e aumentare la produttività. Per comprendere l’importanza dell’adozione di un simile metodo, basti pensare che una recente ricerca, condotta in Germania dall’Istituto Fraunhofer, ha mostrato come in media le attività “non produttive” ammontano addirittura al 32% del lavoro totale in un’azienda di piccole o medie dimensioni. La prima conseguenza di questo fatto è una perdita di tempo e di energie che potrebbero essere investite nell’ottimizzazione dei processi aziendali, e di conseguenza convertite in profitto.

Il metodo del Lean Thinking può quindi aiutare gli imprenditori e i liberi professionisti a individuare i sette fattori principali di “spreco” ed evitarli.

I 7 fattori che determinano lo spreco di tempo in azienda: come riconoscerli ed evitarli

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1. I sovraccarichi di informazione

Uno dei principali fattori che determinano uno spreco di tempo nelle aziende è il cosiddetto “information overloading“, o sovraccarico cognitivo. Gli ambienti di lavoro odierni, permeati dalla tecnologia, espongono già di per sé i lavoratori a una grande molteplicità di informazioni: si viene tempestati da e-mail e fax, e nell’arco della giornata si viene costantemente interrotti dal telefono che squilla. Tutto questo bombardamento produce nei dipendenti una difficoltà a dare priorità alle diverse mansioni e a focalizzare l’attenzione su un compito in particolare.

Per non aggravare questa situazione, un titolare dovrebbe quindi evitare di tempestare i propri dipendenti e collaboratori di e-mail o circolari: il sovraccarico di informazione produce infatti effetti “ansiogeni” che non aiutano la concentrazione e sono di intralcio alla produttività. Inoltre, il dover assimilare nuove informazioni mentre si è impegnati in altre mansioni determina nei dipendenti un notevole livello di stress e allunga inevitabilmente i tempi di lavoro. In media infatti, dopo essere stato interrotto nel corso di una mansione importante, un individuo impiega dai 10 ai 15 minuti di tempo per ritrovare la concentrazione e riprendere il lavoro da dove lo aveva interrotto.

 

2. Il trasporto di informazioni cartacee

Altro fattore che determina uno spreco di tempo e di energie è quello determinato dal trasporto di informazioni cartacee, come le fatture, i contratti, i documenti o i fax ricevuti da parte di clienti o fornitori. Oltre ad occupare spazio ed essere dannosi per l’ambiente, tutti questi documenti cartacei rendono necessarie pratiche di archiviazione e di trasporto che comportano un enorme spreco di tempo e di denaro: risorse che potrebbero essere investite diversamente, magari nella crescita della nostra impresa.

Oggi la tecnologia ci offre molte soluzioni per la digitalizzazione dei documenti: una di queste, ad esempio, è la cosiddetta “archiviazione ottica aziendale“, con la quale è possibile ridure in maniera notevole lo spazio occupato dai documenti cartacei. I documenti digitalizzati, inoltre, sono reperibili e consultabili  in maniera molto più veloce e da diverse postazioni, senza richiedere spostamenti di personale. Anche i tempi per la procedura di ricerca vengono così snelliti, con un notevole guadagno in termini di tempo di lavoro produttivo.

3. Le distanze tra dipendenti

Altro fattore di spreco in azienda sono le distanze tra collaboratori, determinate di solito da una distribuzione del personale non pensata in maniera funzionale. Molto spesso capita infatti che due o più collaboratori che lavorano agli stessi progetti siano dislocati in uffici separati o in parti distanti dell’edificio. La necessità di comunicare in questo caso finisce per essere di intralcio al lavoro stesso: il fatto di doversi spostare, magari più volte al giorno, per poter esaminare un problema con un altro collega, determina infatti necessariamente perdite di tempo prezioso.

Un consiglio per i titolari è quello di pianificare la distribuzione del personale negli uffici, orientandola alla comunicazione e collaborazione tra i diversi team. Laddove un’ottimizzazione dei posti in questo senso non fosse possibile, sarà utile avere a disposizione delle sale meeting o degli uffici già predisposti all’uso (dotati di PC, telefono, proiettore, ecc.), in modo da permettere anche ai dipendenti che lavorano in posizioni distanti di incontrarsi e lavorare – magari per un’intera giornata – agli stessi progetti senza doversi spostare più volte da un ufficio all’altro.

4. I tempi d’attesa

Quali processi nella tua impresa producono dei tempi “morti”? Dipendenti in attesa di autorizzazioni da parte di altri colleghi per poter proseguire con il proprio lavoro, attese dovute alla preparazione di documenti da parte di altri reparti… Questi tempi morti devono essere ridotti, o, qualora questo non fosse possibile, convertiti in momenti produttivi. I tempi d’attesa sono infatti dannosi per la tua attività per due motivi principali: da un lato perché, come conferma un recente studio, le attese hanno un effetto demotivante sugli individui, e a maggior ragione anche sui dipendenti, che devono per forza di cose rimandare il momento della realizzazione del proprio lavoro; dall’altro perché allungano i tempi di produzione e rallentano la crescita aziendale.

Di modi per ridurre i tempi morti in ufficio ce ne sono molti, e vanno dall’ottimizzazione dei processi interni all’impiego di software che facilitino e snelliscano la comunicazione tra i diversi collaboratori. Prima di adottare la soluzione più adeguata, però, devi individuare il problema: cos’è che determina i tempi d’attesa nella tua attività?

5. Le attività secondarie

Uno dei principi chiave del Lean Thinking dice che le attività che non sono direttamente legate alla produzione di profitto dovrebbero essere ridotte al minimo. Questo vale soprattutto per i professionisti e i piccoli imprenditori che lavorano quasi esclusivamente da soli, e che nel corso delle proprie giornate lavorative si fanno anche carico, per mancanza di personale interno, della gestione del telefono e dell’amministrazione dell’ufficio. Per le realtà imprenditoriali più piccole, dove assumere una segretaria sarebbe un investimento troppo rischioso, sono state ideate nuove soluzioni di outsourcing che rendono possibile agli imprenditori “recuperare” il tempo normalmente sprecato nello svolgimento di mansioni di segreteria. Particolarmente utili nell’ottica del pensiero aziendale “snello” sono i servizi di segretariato a distanza, che consentono di usufruire di personale di segreteria qualificato soltanto per il tempo necessario, mantenendo così i costi e la struttura aziendale il più possibile flessibili. In quest’ottica, quindi, avvalersi dell’aiuto di una segretaria a distanza potrebbe essere la soluzione per ottimizzare le risorse a disposizione: mentre la segretaria cura il contatto telefonico con il cliente, occupandosi di gestire l’agenda, ricevere i fax, e fornire informazioni a chi chiama, l’imprenditore o il professionista può impiegare il proprio tempo in attività a maggior valore aggiunto e con un più alto ritorno economico.

6. Le riunioni superflue

Un altro fattore di “spreco” in azienda è determinato da processi d’ufficio come i meeting quotidiani, ai quali segue la compilazione rituale di relazioni e protocolli. Si tende a pensare che svolgere riunioni giornaliere contribuisca a migliorare la comunicazione in azienda. In realtà, le cose non stanno così. La maggior parte delle riunioni di routine viene infatti percepita dai dipendenti come “inutile” e vissuta come vero e proprio “spreco di tempo”. Forse questo è un caso in cui i titolari dovrebbero imparare dai propri dipendenti: anziché far perdere ogni giorno del tempo prezioso ad un intero team, non sarebbe più efficace svolgere due riunioni a settimana (una a inizio settimana per fissare gli obiettivi, e una alla fine della settimana per fare un resoconto di quanto si è raggiunto)? Non è facendo il punto della situazione ogni giorno che riuscirai ad ottenere il meglio dai tuoi dipendenti. Ricorda: il tempo che i tuoi dipendenti impiegano nello stilare relazioni e protocolli che probabilmente nessuno leggerà mai, può e deve essere impiegato in maniera più produttiva.

7. La cattiva trasmissione delle informazioni

Il Lean Thinking individua nella cattiva trasmissione delle informazioni un altro fattore di spreco in azienda, che rischia di compromettere le attività a maggior valore, in quanto origina malintesi e incomprensioni. Consideriamone un esempio: devi richiamare un fornitore in merito ad un ordine; la tua segretaria ti ha segnato il suo numero di telefono e il suo messaggio su un post-it scritto a penna in caratteri indecifrabili. A questo punto ti blocchi, perché prima di fare la telefonata vuoi essere sicuro delle informazioni che ti sono state date, e cerchi quindi di risalire ai dati corretti. Provi a contattare la tua segretaria per chiedere maggiori dettagli, ma è già uscita. Cosa fai? Aspetti. Una semplice operazione di routine ti viene così a costare molto più tempo di quanto avevi inizialmente previsto. Prova a immaginare che ogni dipendente della tua impresa si trovi almeno una volta al giorno a dover affrontare una situazione del genere: questo tempo sprecato ha un costo aziendale non indifferente. Certo, la comunicazione umana non è mai esente da possibili incomprensioni, ma adottando specifici software per la trasmissione delle informazioni (come ad esempio un sistema di notifica in tempo reale tramite e-mail o SMS), o permettendo ai tuoi collaboratori di servirsi di dispositivi mobili, potrai fare molto per ottimizzare la trasmissione delle informazioni nella tua attività.

Il Lean Thinking offre quindi delle soluzioni concrete per snellire i processi aziendali, riducendo gli sprechi e ottimizzando l’impiego delle risorse a disposizione. Seguirle può aiutarti a migliorare la produttività della tua impresa.

E tu, quali strategie metti in atto per ridurre gli sprechi e rendere il tuo lavoro più sostenibile? Raccontaci la tua esperienza.

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Giulia Bertani

Giulia Bertani è Assistente Marketing presso Segretaria24.it. In questo blog si occupa di temi di interesse per liberi professionisti e imprenditori che desiderano migliorare la propria produttività e ampliare il proprio portfolio clienti.

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