5 Life Hack per migliorare la tua produttività

Non tutti hanno il dono dell’ordine, e ancora meno sono quelli che sanno gestire il proprio tempo in maniera efficace e produttiva. Non tutti i mali però, si sa, vengono per nuocere. La ricerca di strumenti capaci di sopperire a queste come ad altre imperfezioni umane rinnova oggi più che mai l’impulso all’innovazione tecnologica e costituisce il principale fattore di cambiamento delle nostre condizioni di vita. E qui arriviamo al punto. 

Cosa sono i life hack?

Nel gergo informatico ci si riferisce ai life hack per indicare una serie di trucchi, comandi, scorciatoie e operazioni che consentono agli sviluppatori di svolgere determinate attività con il minor dispendio di tempo e di energie, gestendo quindi in maniera efficace sovraccarichi di informazioni. Per i profani della Rete, e per chi ne fa un uso quotidiano, i life hack non sono altro che strumenti (di natura più o meno tecnologica) che consentono di semplificare e velocizzare la soluzione di un problema e di migliorare di conseguenza la qualità della vita. Applicati al quotidiano, i life hacks trovano terreno fertile nei campi più disparati e vengono utilizzati per ridurre lo stress, facilitare i processi decisionali, aumentare la produttività, concentrarsi sulle cose importanti, risparmiare tempo e denaro.

In questo quadro, gli smartphone e i tablet della nostra “rivoluzione mobile” possono essere visti come l’ultimo punto d’approdo dei principi fondamentali del life hacking. Al centro di questo sviluppo vi è una preoccupazione tipicamente moderna: ottenere il massimo della produttività senza perdere un solo secondo della propria giornata lavorativa e privata.

I life hack che migliorano la produttività

La connessione delle migliaia di App che ogni giorno vedono la luce con il desiderio di gestire in maniera più controllata e consapevole i ritmi di vita quotidiani si fa sempre più eclatante: si va dalle App capaci di monitorare il ciclo del sonno e pensate per evitare il malumore mattutino, a simpatici assistenti personali virtuali in miniatura ideati per guidarci nei nostri impegni quotidiani. Inquietudini “cyberpunkiane” a parte, i migliori life hack di sempre sono quelli che sanno fare a meno del telefono. Di seguito ne trovate elencati cinque, da utilizzare come strumenti per ottimizzare le vostre giornate, lavorative e non:

1. Fissare le priorità

Stabilire le priorità è forse il più classico life hack di sempre, ma anche il più temuto. Un consiglio: ridefinisci costantemente i tuoi obiettivi per comprenderne la priorità, e cerca sempre di tracciare una linea divisoria tra ciò che è “urgente ed importante” e ciò che è “importante ma non urgente”. Va da sé che i primi obiettivi andranno raggiunti con priorità. A volte per facilitare la propria organizzazione del tempo può essere utile utilizzare dei diagrammi o delle “matrici” suddivise in gradi di importanza ed urgenza. In questo modo la priorità degli obiettivi acquisterà fisicità e sarà più facilmente individuabile.

2. Fare una cosa alla volta

Evita sempre il multitasking e i conseguenti “sovraccarichi cognitivi”. Ricerche scientifiche hanno ormai dimostrato che il cervello umano è strutturato in modo da potersi concentrare su una o al massimo due attività alla volta senza il rischio di agire in maniera inappropriata. Il multitasking, con lo stress e l’alto margine di errore che ne derivano, costituisce la perfetta antitesi della produttività e un forte ostacolo ad un’efficace organizzazione del proprio tempo.

Al contrario il „monotasking“, ovvero il portare a termine un’attività alla volta, è il vero segreto per migliorare la produttività… se non fosse per i nuovi incarichi o le nuove richieste che possono sempre interrompere il nostro flusso di lavoro. Per non parlare del telefono costantemente “in agguato”. In fasi lavorative delicate e che richiedono il massimo della concentrazione dovrai quindi rinunciare al mito della reperibilità totale e deciderti a spegnere il telefono! In questi casi potrai servirti di una comoda App capace di attivare in pochi secondi un servizio di segretariato a distanza… e il gioco è fatto! Una segretaria virtuale gestirà le tue chiamate e ti invierà una notifica al termine di ogni telefonata, permettendoti di lavorare indisturbato. Potrai quindi elaborare in un secondo momento le richieste dei tuoi clienti in tutta tranquillità.

3. Trovare il proprio ordine

Se il disordine ha anche un lato positivo, essendo “sintomo” di creatività e di un modo di pensare non convenzionale, è pur vero che quando si tratta di ottimizzare la propria produttività lavorativa un po’ di sano ordine ci vuole. Primo obiettivo: togli dalla tua scrivania tutti gli oggetti che utilizzi solo di rado e lascia solo l’essenziale. A questo punto avrai riesumato tra le tue scartoffie dei veri e propri “reperti archeologici” del tuo passato lavorativo, e dopo una prima fase di “nostalgia” potrai finalmente tornare a concentrarti sulle questioni importanti e riappropriarti dei tuoi spazi. Insomma, anche se sei tutto fuorché un maniaco dell’ordine, un piccolo sforzo per avere una scrivania libera e ordinata ti aiuterà nella concentrazione e ti farà risparmiare molto tempo!

4. Mostrare orientamento al cliente

Se hai intenzione di aprire un’attività, orienta da subito tutti i tuoi processi alla soddisfazione del tuo cliente finale, che costituisce il tuo vero obiettivo e la tua vera risorsa. I meeting di routine e altre attività improduttive possono aspettare. Metti da parte l’inessenziale, investi il tuo tempo sui processi che ti garantiranno la soddisfazione dei tuoi clienti, e conquisterai in poco tempo un netto vantaggio competitivo sui tuoi concorrenti. Anche nella vita privata cerca sempre di orientare le tue azioni al raggiungimento dei tuoi obiettivi: una critica costante ti aiuterà ad “aggiustare il tiro” e a ottimizzare strada facendo le tue strategie di azione, guidandoti verso un sicuro traguardo.

5. Distribuire il lavoro

Individua le potenzialità e le attitudini di ciascun membro del team o dei tuoi collaboratori, in modo da distribuire i compiti nella maniera più efficace e produttiva. Saper delegare determinate mansioni a volte è importante: non lasciarti sopraffare dal mito del “manager tuttofare”, dal momento che la qualità del tuo lavoro ne risentirebbe… per non parlare dei tuoi nervi e di conseguenza della tua vita privata. Lascia quindi da parte il telefono e delega la gestione della tua agenda appuntamenti a collaboratori di fiducia, oppure affidati a fornitori esterni con anni di esperienza del settore. Riconquisterai in questo modo tempo ed energie, e potrai dedicarti esclusivamente all’innovazione dei processi aziendali, dando così un vero impulso alla tua attività.

Insomma, gli strumenti per semplificarti la vita sono a portata di mano… basta solo metterli in pratica!

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Giulia Bertani

Giulia Bertani è Assistente Marketing presso Segretaria24.it. In questo blog si occupa di temi di interesse per liberi professionisti e imprenditori che desiderano migliorare la propria produttività e ampliare il proprio portfolio clienti.

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